בעבר כל ההתכתבות הארגונית היתה על גבי נייר קשיח, ומאמצים רבים הושקעו בתיוק נכון ומסודר של המידע, על מנת שניתן יהיה להגיע אליו בעת הצורך. כיום נעשה חלק ניכר מאותה תכתובת באמצעות מערכת הדואר האלקטרוני. התוצאה היא שחלק ניכר מהמידע הארגוני ומהידע הארגוני נמצא במערכת הדוא"ל.
הדבר יוצר לאוניברסיטה ולמשתמשים אתגרים במספר מישורים עיקריים:
א. יציבות שרידות ופונקציונליות של מערכת הדוא"ל (זמינות המידע).
ב. שמירה על המידע.
ג. גישה למידע.
ד. "התפוצצות המידע".
א. זמינות המידע
המידע הוא צורך חיוני בפעילות התקינה של האוניברסיטה. פגיעה בזמינות של מערכת הדוא"ל פוגעת בתפקוד התקין של האוניברסיטה. על כן אנו פועלים כדלקמן:
1) הקמנו מערכת דוא"ל מתקדמת פונקציונלית ויציבה exchange הממוקמת באולם המחשוב המרכזי ובאתר הגיבוי.
2) המערכת זמינה מתוך רשת האוניברסיטה. לאחרונה שיפרנו את זמינות המערכת והיא נגישה מכל רחבי האינטרנט, הן מדפדפנים, הן מתוכנות "לקוח" (כמו Thunderbird, outlook ועוד) והן מטלפונים חכמים (סמארטפונים).
3) תיבות הדוא"ל של הסטודנטים הועברו למערכת דוא"ל -post.bgu.ac.il המבוססת על תשתית חברת Google Apps של חברת Google.
4) תיבות הדוא"ל של חברי הסגל הועברו ל-exchange.
ב. שמירה על המידע
1) הנכס העיקרי של מוסד להשכלה גבוהה הוא המידע. זה ה-Intellectual Property הארגוני. על כן יש חשיבות מרבית שכל מידע השייך לתחום זה, ובעקר כל המידע המחקרי של חברי הסגל יישמר על גבי המשאבים ושרתי הדואר הארגוני האוניברסיטאי. זו גם הסיבה שתיבות הדוא"ל של חברי הסגל הינן בשרת הארגוני, בעוד שתיבות הדוא"ל של הסטודנטים והאורחים נותבו לתיבות דוא"ל מחוץ לארגון (כעת, (Google Apps.
2) מערך המחשוב משקיע מאמצים ומשאבים רבים בשמירה על המידע האצור בשרת הדוא"ל exchange. המידע השמור בשרת ובתיקיות על גבי השרת מגובה ונשמר שנתיים אחורה. אזהרה: המערכת מאפשרת יצירת תיקיות גם במחשב המשתמש (למשל ע"י הגדרת תיקיות מקומיות (personal folder) או הורדת כל תכולת הדוא"ל למחשב המקומי (פרוטוקול POP3). נא לא לעשות שימוש בתכונות הנ"ל. הסיבה: המחשב המקומי והתיקיות המקומיות לא מגובות מרכזית והדבר עלול להביא לאובדן המידע.
3) באחריות המשתמש לא למחוק את המידע, על פי צרכיו, ובהתאם לכתוב בחוק (הנושא בבדיקה עם היועצת המשפטית).
ג. גישה למידע
מערכת הדוא"ל מכילה מידע רב. כמו כל מאגר מידע, ערך המידע מותנה בגישה אליו, דהיינו: כמה קל למצוא את המידע הדרוש.
1) כדי למצוא מידע בקלות כדאי למחוק מידע "לא נחוץ". ככל שיש פחות מסמכים, כך קל יותר לאתר את הנדרש.
2) החיפוש באמצעות תוכנת הלקוח בגרסאות המתקדמות השתפר משמעותית לעומת העבר. למשל, אם משתמשים בתוכנת לקוח Outlook ניתן למצוא במהירות מידע השמור בכל תיקיה על פי שם השולח, מילה בתוך נושא המכתב או מילה בגוף המכתב. כלים דומים ישנם גם בתוכנות לקוח אחרות.
3) ניתן לתייק מכתבים בתיקיות (על פי נושאים). זה פעולה שמדמה למעשה תיוק בתיק פיזי. כתוצאה מכך בחירה בתיקיה הנכונה מראה רק את המסמכים הקשורים לנושא התיקיה.
הערה: פתיחת תיקיה והעברת מסמכים לתיקיה, שונים בתוכנות הלקוח השונות.
4) תוכנת outlook מאפשרת לבצע חיפוש על "התיקיה הנוכחית Current Folder" או על "כל התיקיות "All outlook Items (מופיע ברכיב Scope) בגרסת אופיס 2010.
ד. "התפוצצות המידע"
על פי מחקרים שנעשו בנושא, אנו בעידן של התפוצצות מידע. כמויות המידע ונפחי האחסון הנובעים מכך גדלים אקספוננציאלית. בעבר גודל תיבה לחבר סגל במערכת הדואר האוניברסיטאית היה 50MB וגודל תיבה לסטודנט היה 20MB. היום גודל תיבה לחבר סגל ב-exchange הוא 2 גיגה ויותר. המשמעות היא משאבים הולכים וגדלים הן מבחינת עלויות (נפחי דיסק וקלטות גיבוי) והן מבחינת משך תהליכי הגיבוי.
על כן, המשתמשים מתבקשים:
1) למחוק דוא"ל חסר ערך.
2) להימנע משמירת גרסאות מיותרות של מסמכים.
3) לצמצם שמירת מידע "לא ארגוני" במערכת הדוא"ל.
ה. הנחיות עשה ואל תעשה
1) יש לשמור את הדוא"ל בתיקיות של השרת ולא בתיקיות מקומיות על המחשב האישי.
2) יש לשמור רק את הדוא"ל הנחוץ.
3) נא לא לשמור גרסאות מיותרות של אותו מסמך.
4) יש להמנע משמירת מידע לא ארגוני בשרתי הדואר.
5) בשליחת מסמכים חשובים וחיוניים בחרו באופציה "מבקש אישור קריאה של ההודעה".
6)) השתמשו באופן נכון בשורת הנמענים. אם אתם רוצים שהרשימה תראה לכל המקבלים, תרשמו את הכתובות בשדות: To ו-cc:. אם ברצונכם שחלק מהרשימה יוסתר, השתמשו בשדה BCC:. חשוב במיוחד כאשר המכתב מופץ לרשימה גדולה מאד של נמענים.
7) אם אתם שומרים את הדוא"ל בתיקיות, באחריותכם למיין את הדואר הנכנס, ולהעבירו לאחר הטפול לתיקיה הנכונה.
8) בעת היותכם בחופשה נא לעדכן את המידע על ה"חופשה" במערכת הדוא"ל.
9) השתדלו לכתוב שורת נושא תיאורית ומדויקת. היא מסיעת לכם ולמתכתבים עמכם לאתר את המידע במהירות.
10) נא לשלוח את ההודעה לאנשים ה"נכונים" בלבד. נא לוודא שההודעה לא נשלחת בטעות לאנשים אחרים וגם להימנע מלשלוח עותקים מיותרים. זה מבזבז את זמנם.
11) מומלץ לא לפתוח קבצים וקישורים ממקור לא ידוע.
12) יש לוודא כי תיבת הדוא"ל לא מליאה. המערכת מודיעה לכם כאשר התיבה מתקרבת למצב זה. הדבר עלול להביא לאי קבלת דוא"ל חשוב. במקרה כזה יש למחוק דוא"ל מיותר ואם עדין התיבה מלאה מדי, לבקש הגדלתה ממערך המחשוב.
13) אל תגלו בשום מצב את פרטי ההרשאה שלכם, לאחרים. הם עלולים לעשות שימוש לרעה במידע בתיבת הדואר שלכם או לשלוח בשימכם דואר זבל לעולם. הדבר עלול להכניס את שרת האוניברסיטה לרשימה השחורה. התוצאה ממצב זה היא ששרתי דואר רבים בעולם יסרבו אוטומטית לקבל דואר מהאוניברסיטה
