1. ​ ברצוני להזכירכם כי חוק הגנת הפרטיות מחייב כל יחידה או חבר סגל המחזיקים מאגרי מידע, כהגדרתם בחוק, לבצע את הרישום אצל רשמת מאגרי המידע במשרד המשפטים.
  2. הקמת מאגרי מידע והגנת הפרטיות במאגרי מידע מוסברים בפרק ב' לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 (להלן: "החוק") הקובע את התנאים הנדרשים להקמת מאגרי מידע ואחזקתם.
  3. בין השאר קובע פרק ב', כאמור, כי לא ינהל אדם ולא יחזיק מאגר מידע אם המאגר לא נרשם בפנקס מאגרי המידע, המתנהל אצל רשם מאגרי המידע במשרד המשפטים, וכי "גוף ציבורי" חייב לרשום מאגר מידע הנמצא ברשותו.
  4. ההגדרות הרלוונטיות לעניין זה, כפי שהן מופיעות בחוק, מפורטות בדברי הסבר למילוי טופס בקשה לרישום מאגר מידע (נספח א').
  5. חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 מצורף בנספח ב'.
  6. סעיף 8 (ג) לחוק קובע כי: "בעל מאגר מידע חייב ברישום בפנקס ועל בעל מאגר לרשמו אם נתקיים בו אחד מאלה:
    (1) מספר האנשים שמידע עליהם נמצא במאגר עולה על 10,000.
    (2) יש במאגר מידע רגיש.
    (3) המאגר כולל מידע על אנשים והמידע לא נמסר על ידיהם, מטעמם או בהסכמתם למאגר זה.
    (4) המאגר הוא של גוף ציבורי כהגדרתו בסעיף 23 בחוק.
    (5) המאגר משמש לשרותי דיוור ישיר כאמור בסעיף 17ג' בחוק.
  7.  צו הגנת הפרטיות (קביעת גופים ציבוריים), תשמ"ו 1986 (נספח ג'), הקובע כי המוסדות להשכלה גבוהה הם בגדר "גופים ציבוריים", קובע את סוג המידע שרשאי מוסד להשכלה גבוהה לקבל, אולם לא קובע את סוג המידע שהוא רשאי למסור. עפ"י חוות הדעת המקצועית של לשכת היועץ המשפטי באוניברסיטת בן-גוריון, משנת 2001,על אף שהפרוש  הדווקני המילולי אינו ממלא אחר התנאים המצטברים המינויים, כהגדרתו של "גוף ציבורי" (שהרי לא נקבע סוג המידע שמוסד להשכלה גבוהה רשאי למסור), פרשנות החוק על-פי תכליתו וכן ציון המוסדות להשכלה גבוהה כגופים ציבוריים בצו כאמור, תומכת בכך שהאוניברסיטה היא בגדר "גוף ציבורי".  לפיכך מוטלת על האוניברסיטה החובה לרשום מאגרי מידע כהגדרתם בחוק.
  8. במידע ואתם, מחזיקים במאגר, עפ"י חוק זה, הנכם מתבקשים לפנות למזכירות מערך המחשוב, לקבלת טופס בקשה לרישום מאגר מידע.  לאחר מילוי הטופס ובצוע התשלום, יש להחזיר טופס זה למזכירות מערך המחשוב.
  9.  בכל שאלה לגבי הנושא יש לפנות לחתום מטה.
  10. אודה לשיתוף פעולה מצדכם.
                                                         
בברכה
שמואל גרובר
ממ"ח מערך המחשוב