הגשת בקשה ומסמכים נדרשים:
"טופס בקשה לנסיעות בתפקיד לחו"ל" יועבר מלא וחתום לדוא"ל nesiot@bgu.ac.il ובליווי המסמכים הבאים:
1. אישור ראש מדור נסיעות לחו"ל, אגף כספים לעלות הטיסה + פרופורמה + מסלול הטיסה.
2. כלל המסמכים /אסמכתאות עליהם יתבקש לקבל החזר (במידה ויש) : בית מלון/ ויזה/ השכרת רכב/ ביטוח בריאות/ דמי רישום לכנס וכו'.
3. מכתב הסבר מהממונה/ בעל הסעיף בגין נחיצות הנסיעה.
4. אסמכתא להשתלמות:
* כמלווה למשלחת /קורס/ סיור של סטודנטים מטעם אב"ג יש לצרף: סיליבוס הקורס + פירוט מלא פורמלי של הסיור ומספר הסטודנטים שמשתתפים בו. להזכירך, יש לפעול בהתאם להנחיות הביטחון.
* בכנס/ קורס/ סדנא יש לצרף: אישור פורמלי על קיום הכנס/קורס/סדנא הכולל את השם, נושאים, תאריכים ומקום הפעילות + תכנית מלאה של הפעילות (קובץ) + תעריף רישום ומה כולל התשלום (ארוחות בכנס, לינה וכו').
* לפגישות עבודה בחו"ל יש לצרף: מכתב הזמנה הכולל את שם המשתלם המפרט את המטרה, תאריכים, מקום, פרטי המזמין המלאים (תפקידו ושיוכו) ולוח זמנים (אפשר טנטטיבי עד העברת הלו"ז הסופי).
* בשלב זה, הבקשה מוזנת למערכת על ידי מרכזת השתלמויות לטובת שריון הכספים בהתאם לסעיף התקציבי המבוקש ולסכומים שאושרו על ידי הוועדה.
בחינת הבקשה על יד הוועדה המנהלית:
* הוועדה המנהלית מתכנסת אחת לשבוע לדיון בבקשות להשתלמות בהתאם 
לנוהל נסיעות בתפקיד לחו"ל.
* לאחר הדיון, הבקשה מועברת לאישור סמנכ"ל מש"א ולאישור מנכ"ל.
* בקשות של חברי סגל אקדמי יועברו גם לאישור הרקטור.
אישור סופי וטיפול כספי:
* מרכזת השתלמויות מקבלת את הבקשה מאושרת וחתומה על ידי סמנכ"ל מש"א ומנכ"ל (ורקטור במידת ומדובר על חבר סגל אקדמי) ומאשרת בהתאם להחלטת הוועדה את היעד, מטרה, סכומים וימי הפעילות בתפקיד.
* הודעה אוטומטית יוצאת מהמערכת עם כל המידע ומועברת למייל אב"ג של הנוסע/ת
* לאחר קבלת האישור יש לפנות להמשך טיפול כספי לרפרנטית במדור השתלמויות ונסיעות חול באגף כספים.
תהליך אישור בקשה להשתלמות בתפקיד / סגל מנהלי-טכני:
נשלחת במייל בקשה ידנית (ע"ג טופס) לטיפולה של מרכזת השתלמויות חו"ל ⬅ הועדה המייעצת מאשרת באופן עקרוני את הבקשה ומרכזת השתלמויות מזינה את הבקשה למערכת הממוחשבת ⬅ אישור תקציבן/ית ⬅ אישור סמנכ"ל מש"א ⬅ אישור מנכ"ל ⬅ (במידה שמדובר על נסיעה של חבר סגל אקדמי מתוקף תפקידו – נדרש אישור הרקטור) ⬅ אישור הבקשה או דחייה נשלח במייל אוטומטי
שאלות נפוצות וגם תשובות בנושא
1. שאלה: כמה זמן לוקח לקבל תשובה עבור בקשה שהגשתי?
תשובה: כ 30 ימי עבודה.
2. שאלה: בקשת ההשתלמות שלי אושרה ואני מבקש/ת להגדיל את הסכום, למי עלי לפנות?
תשובה: אם במהלך ההתחשבנות עם חזרתך מחו"ל מול הרפרנטית במדור נסיעות כספים עולה צורך להגדלת סכומים מעבר למאושר במקור, יש לפנות אל מרכזת השתלמויות חול: nesiot@bgu.ac.il ולפרט את הסיבה והמטרה להגדלה.
* במידת הצורך, הבקשה תועבר לחברות הוועדה לדיון חוזר ולאישור הגורמים הרלוונטיים בהתאם.
* הסכומים הסופיים יהיו בכפוף לאישור בעל הסעיף והתקציבנית המטפלת בסעיף.
* בגמר הטיפול המערכת תשלח הודעה אוטומטית למבקש המפנה אותו ליצירת קשר בנושא כספי עם הרפרנטית במדור ונסיעות חול.
3. שאלה: בקשת ההשתלמות שלי אושרה ואני מבקש/ת להוסיף פעילות במסגרת הימים שאושרו לי בבקשה המקורית.
תשובה: יש להעביר בקשה למרכזת השתלמויות חו"ל: nesiot@bgu.ac.il
* אסמכתא/ות פורמליות בהתאם לנהלי אב"ג.
* יש לפרט במייל את תאריכי הפעילות המבוקשת להוספה, מטרת הפעילות ויעדה, אסמכתא מעודכנת/חדשה, פירוט סכומים מבוקשים בגין התוספת עבור כל מהות (לינה, כלכלה, ביטוח וכו), אישור הממונה (בעל הסעיף) לתוספת הפעילויות והכספים המבוקשים, סעיף תקציבי לחיוב.
* הבקשה תועבר לדיון חוזר בוועדה המנהלית ולאישור הגורמים הרלוונטיים.
* הודעה תצא במייל אל המבקש ואל הרפרנטית ממדור נסיעות וכספים להמשך טיפול.
4 .שאלה: בקשת ההשתלמות שלי אושרה ואני מבקש/ת לבטל את הבקשה. למי עלי לפנות?
תשובה: יש לפנות לרפרנטית במדור נסיעות וכספים באגף כספים.
