כרטיס טיסה יכול להיות משולם באחד בשני האופנים הבאים: באמצעות האוניברסיטה או ישירות על ידך.
במקרה בו התשלום יבוצע באמצעות האוניברסיטה (לאחת הסוכנויות שבהסדר כמפורט בהמשך הרשימה בעמוד)
עליך לשלוח פרופורמה (הצעת מחיר) מאחת הסוכנויות איתן האוניברסיטה עובדת בהסכם. על הפרופורמה לכלול את הנתונים הבאים: פרטי הנוסע, יעדי נסיעה, תאריכי נסיעה, מסלול, עמלות, דמי טיפול, חברת תעופה וסוג כרטיס (במקרים בהם האוניברסיטה מתבקשת לשלם גם בגין מלון/רכב, על הפרופורמה לכלול את תאריכי השכרת הרכב/מלון). ויזה/נסיעות במידה ויש.
מדור השתלמויות, בכפוף לבדיקת הפרופורמה מול אישור הנסיעה ובכפוף לפנייתך בבקשה לשלם לסוכן, יוציא במייל התחייבות לתשלום לסוכנות הנסיעות.
הסוכנות, כנגד התחייבות זו, תעביר חשבונית מקורית עם חתימה וחותמת/חשבונית עם חיתום אלקטרוני על החשבונית לכלול את כל הפרטים המופיעים בפרופורמה (כפי שצוין לעיל) זו תשולם ע"פ תנאי התשלום של האוניברסיטה (שוטף +30 מיום החשבונית).
במקרה בו התשלום מבוצע ישירות על ידך:
• במקרים בהם הכרטיס נרכש באמצעות האינטרנט ניתן יהיה להעביר את עלותו לחשבונך בכפוף להמצאת אסמכתא לתשלום.
• במקרים בהם הכרטיס נרכש ישירות דרך אחת הסוכנויות איתן אנו בהסכם ניתן לקבל את ההחזר לחשבון שקלי בכפוף להמצאת אסמכתאות על תשלום.
• במקרים בהם הכרטיס נרכש באמצעות סוכנות אחרת שלא בהסדר ניתן יהיה לקבל את ההחזר בגין עלות הכרטיס לחשבונך השקלי לאחר החזרה ארצה ובכפוף להגשת הדוח והמצאת חשבונית מקורית וקבלה חתומים על ידי סוכנות הנסיעות (לא מייל/פקס/סרוק/מצולם).
נקודות חשובות אותן יש לקחת בחשבון בנוגע לכרטיס הטיסה:
• בנסיעות בהן היחס בין ימי הכנס לימי השהייה בפועל נמוך מ -25% תוכר עלות כרטיס הטיסה באופן יחסי.
כלומר על כל יום שיאושר לצורך פעילות אקדמית יאושרו עד 4 ימים נוספים (כולל היום המאושר) לצורך הכרה בסכום הכרטיס. להלן דוגמא: נסיעה בפועל ל-30 ימים כאשר 5 ימים מתוכם מאושרים לטובת הפעילות האקדמית (כולל ימי היערכות). במקרה זה יוכרו 16.66% מעלות הכרטיס וזאת לפי החישוב הבא: היחס בין חמישה ימים מוכרים ל 30 ימי הנסיעה בפועל הוא 16.66% (5/30) . אחוז הנמוך מ 25% ולכן סכום הכרטיס שיוכר יהיה במקרה זה 16.66% מעלות הכרטיס).
דוגמא נוספת: נסיעה אשר בפועל היא עשרה ימים וארבעה ימים מתוכם מאושרים לטובת הפעילות האקדמית (כולל ימי היערכות). במקרה זה יוכר הכרטיס במלואו וזאת לפי החישוב המצ"ב : היחס בין ארבעה ימים מוכרים לעשרה ימי הנסיעה בפועל הוא 40% (4/10) אחוז הגבוה מ 25% ולכן במקרה זה עלות הכרטיס תוכר במלואה.
• הכרטיס, המלון והרכב משולמים ומותרים (עד גובה תקרות מס הכנסה) ליעדים ובימים המאושרים בלבד.
• ניתן להזמין כרטיס במחלקת עסקים ליעדים רחוקים (יעד רחוק מוגדר כיעד שהוא מעל 10 שעות טיסה) מקרן לקשרי מדע או ממחקרים מותנה באישור הרשות למו"פ.
