מידע כללי - מדור גזברות

מדור גזברות (לשעבר תקבולים ותשלומים - תקת"ש) אחראי על הפעילות הבנקאית הכוללת טיפול בהשקעות לטווח קצר ובנוני והכנת תזרים מזומנים.
המדור מבצע את כל נושא התשלומים באוניברסיטה ובינהם תשלומי מלגות ,ספקים, בינוי, ותשלומים שונים.
כמו כן תשלומים במט"ח הכוללים תשלומי יבוא, העברות לחו"ל, שבתונים והשתלמויות.  
בנוסף המדור אחראי לתקבולי כספים והפקדתם. 

תחומי אחריות המדור:

• ניהול בנקים:
  - ניהול מעקב יום יומי אחר הפעילות הבנקאית.
  - טיפול בהשקעות האוניברסיטה בש"ח ובמט"ח בהתאם לכדאיות ולצורכי נזילות לפעילות שוטפת.
  - ניהול מעקב אחר עמלות הבנקים.
  - טיפול בערבויות בנקאיות.
  - העברת אסמכתאות להנה"ח מהבנקים לאחר התאמתם.
  - המצאת קבלות ללקוחות והפקדת כספים בבנק.
  - טיפול בשקים חוזרים ובהחזרי תשלומים מח-ן בנק שגוי.

• דוחות:
  - הכנת דו"ח פיקדונות במט"ח ודו"ח פיקדונות שקלי.
  - הכנת תחזית תזרים מזומנים חודשי.
  - ביצוע תזרים מזומנים בפועל  (חודשי ושנתי).

• תשלומים:
  - בדיקת דוחות ותשלום בפועל לספקים ובינוי.
  - בקרה על דוחות מלגאים וביצוע תשלום בפועל.
  - הכנת דו"ח מ.ע.מ לעסקה אקראית וספרים, ריכוז וביצוע התשלומים.
  - תשלום מס הכנסה לשבתונים ושכר.
  - תשלום ביטוח לאומי לשבתונים ושכר.                                              
  - הפקה, התאמה והגשה דו"ח שנתי למס הכנסה.
  - תשלומים לשונים כלליים.
  - תשלום יבוא במערכת כתב.
  - ביצוע תשלום לשמירת זכויות וקרנות.
  - תשלומים במט"ח עבור ספרים, כתבי עת, שבתונים, השתלמויות, יבוא וכו'
  - הכנת הפניות לבנקים במט"ח.
  - הכנת המחאות בש"ח במערכת השונים.

• תשלום לספקים וספקי בינוי:
  התשלום מתבצע בשני מועדים, כל תחילת חודש ואמצע חודש.
  תנאי התשלום של האוניברסיטה לספקים הוא שוטף + 60 יום.  
  התנאי לביצוע תשלום לספק הוא המצאת אישור על ניכוי מס במקור, אישור ניהול פנקסים ופרטי בנק של הספק.
  לתשומת לב – כאשר מבצעים עסקה עם ספק חדש יש לדאוג למסמכים הנ"ל על מנת שלא יגרם עיכוב בתשלום.
  ניתן להוריד מאתר זה את טופס הבקשה להעברת כספים וטופס בקשה להמצאת האישורים.    

• תשלום מ.ע.מ לספקי בינוי:
  לספקי בינוי המ.ע.מ משולם בנפרד.
  תנאי התשלום שוטף + 15 יום מתאריך חשבונית המס, התשלום מתבצע כל – 15 לחודש.
  

• מערכת מידע לספקים באינטרנט
  
  - המערכת מספקת את המידע הבא:
  - הצגת כל חשבוניות הספק המצויות במערכת.
  - הצגת החשבוניות הפתוחות של הספק המצויות במערכת. 
  - הצגת החשבוניות של הספק המיועדות לתשלום במערכת.
  - הצגת החשבוניות של הספק ששולמו ואושרו במערכת.
  - הצגה של פרטים לפי מס' המחאה.
  - הצגה של פרטים לפי מס' חשבונית.
  - הצגה של פרטים לפי מס' הזמנה.
  - שינוי סיסמת הכניסה.
  
  המערכת מספקת מידע עבור חשבוניות עם תאריך עד חצי שנה אחורה.
  
  קוד הספק:  מספר הספק
  סיסמה : תבנית בעלת 8 תווים (מתוכה 1 ספרה ו-1 אות גדולה באנגלית) שניתנה לספקים והם יכולים לשנותה. 

• מלגות:
  תשלום מלגות לסטודנטים לתארים מתקדמים מתבצע פעמיים בחודש במועדים קבועים ב-5 לחודש וב-15 לחודש, באמצעות העברה בנקאית.
  במקרים חריגים כשאין פרטי בנק יתבצע התשלום באמצעות המחאה.
  ניתן לקבל אישור על גובה מלגה.

• קבלות:
  במדור גזברות מתקבלים כספים במזומן או בהמחאות, בשקלים ובמט"ח מגורמי חוץ ומגורמי פנים.
  המחלקות מתבקשות לשלוח את הסעיף התקציבי על מנת שיזוכה הסעיף המתאים.

• קבלות ידניות:
  מדור גזברות מספק פנקסי קבלות ידניות למחלקות שמארגנות כנסים או פעילויות אחרות כגון: קשרי ציבור.
  את הקבלה הידנית יש למלא בצורה מדויקת כנדרש, חשוב להקפיד לציין את הסעיף התקציבי אליו מיועד התשלום.
  יש להביא את הקבלות בצרוף המזומן או ההמחאות למדור גזברות ובמדור תבוצע התאמה והפקדה בבנק וכן עדכון הקבלות במערכת תפנית.
  במקרה של המחאה שחוזרת תימסר הודעה למחלקה בצרוף ההמחאה ועל המחלקה לדאוג לכיסוי ההמחאה. 

• שוברי תשלום:
  מדור גזברות מספק שוברי תשלום לביצוע תשלומים דרך בנק הדואר. 

• תשלום בהוראת קבע:
  התשלום בהוראת קבע יתבצע אך ורק במקרים בהם נדרש הדבר ע"י המוסד עימו מבוצעת ההתקשרות ורק במידה והשירות ניתן על בסיס קבוע ולא חד פעמי.
  
  יש למלא טופס פנימי נלווה לחתימה על הוראת קבע ולהעבירו למדור גזברות.

• הוראות תשלום במט"ח:
  הוראות תשלום עבור:
  דמי חברות באגודה מקצועית בחו"ל, מנוי לעיתון, ספרים, מאמרים, כתבי עת, מאגרי מידע, תוכנות ..
  הוראת התשלום תועבר לאישור להנה"ח, הנה"ח תעביר את ההוראה לגזברות לביצוע.
  להוראת התשלום יש לצרף חשבון ובו יופיע הסכום לתשלום, סוג המטבע ולפקודת מי יבוצע התשלום.
  
  התשלום מתבצע בהמחאה במט"ח .
  כשההמחאה מוכנה נמסרת הודעה טלפונית למחלקה לבוא ולקחת את ההמחאה ממדור גזברות.
  במקרים חריגים התשלום מתבצע בהעברה בנקאית לחו"ל ובתנאי שקיימים כל הפרטים הנדרשים: שם הבנק, כתובת הבנק, מס' הסניף, קוד הבנק, מס' החשבון ושם בעל החשבון בחו"ל.

• החזר הוצאות לאורחים מחו"ל:
  לאחר קבלת הוראה ממדור מט"ח מתבצע תשלום לאורח מחו"ל בהמחאה במט"ח ובשקלים.
  במקרים חריגים יבוצע התשלום בהעברה בנקאית לחו"ל ובתנאי שקיימים כל פרטי הבנק הנדרשים שמסר האורח מחול (ב- e-mail). נא לצרף צילום מפנקס המחאות.
  יש לצרף צילום דרכון שבו מופיע שם האורח.

• שבתונים:
  תשלום לחברי הסגל היוצאים לשבתון לחו"ל.
  התשלום מתבצע אחת לחודש לפי הוראות מדור שכר.
  יש להמציא למדור גזברות/מט"ח את פרטי הבנק המדויקים בחו"ל.

• הוראות תשלום בשקלים:
  הוראות תשלום עבור: דמי חברות באגודה מקצועית בארץ, החזרי נסיעות, שכר דירה, החזר הוצאות טלפון, חשמל, אירוח, תשלום עבור מרצה אורח וכד'
  הוראת התשלום תועבר לאישור להנה"ח, הנה"ח תעביר את ההוראה לגזברות לביצוע.
  להחזר הוצאות בשקלים יש לצרף חשבון וקבלה על התשלום שבוצע.
  התשלום מתבצע בהעברה בנקאית פעם אחת בשבוע, או בהמחאה בש"ח וכשההמחאה מוכנה נמסרת הודעה טלפונית למזמין.

• תשלום שלא דרך הוראת תשלום:
  תשלומים עבור: מלגות חד פעמיות, פרסום, אגרות רישוי, ביטוחים, חשבון חשמל, חשבון טלפון, ארנונה ומים, הלוואות שכר, אירוח וכו..
  הבקשות לתשלומים צריכות להגיע עם אישור המדור המתאים.
  התשלום מבוצע בהמחאה בש"ח וכשההמחאה מוכנה נמסרת הודעה טלפונית למזמין.