מדריך יציאה לחו"ל - סגל אקדמי בכיר וסגל אשר לו קרן המנוהלת באב"ג

הגשת בקשה במערכת תפנית:

לאחר הבירורים המוקדמים, השגת מקור המימון ועמידה בנהלי האוניברסיטה, הגיעה העת להזין בקשה מסודרת במערכת המקוונת להשתלמויות חו"ל:

להדרכה קצרה בנושא הזנת בקשת יציאה להשתלמות, ניתן לצפות במצגת זו

לכניסה למערכת מתוך רשתות האוניברסיטה לצורך הגשת בקשה

לכניסה למערכת מחוץ לרשתות האוניברסיטה (דרך חיבור VPN) לצורך הגשת בקשה

להסברים על חיבור דרך VPN 

בנושאים טכניים ותקלות מערכת יש לפנות לתמיכה  

* בקשות להשתלמות בחו"ל יש להגיש לפחות חודש לפני היציאה להשתלמות.

* בקשות יוגשו עם אסמכתאות בעברית או בשפה האנגלית בלבד. אסמכתאות בשפות אחרות יועברו עם תרגום לעברית או לשפה האנגלית.

* לאחר הזנת הבקשה, ניתן יהיה לעקוב אחר הסטטוס שלה במערכת ע"י לחיצה על כפתור "הצג" .

* לידיעתך: ניתן לשנות את כתובת הדוא"ל האישית שלך המופיעה במערכת במעמד פתיחת הבקשה. לאחר מכן כתובת זו תשמש את המערכת לשליחת הודעות אוטומטיות. 

שאלות נפוצות וגם תשובות בנושא

שאלה: אילו מסמכים יש לצרף לארכיב הבקשה?

תשובה:  

1. לצורך הגשת בקשה להשתלמות בכנס:  

* אישור פורמלי על קיום הכנס הכולל: שם הכנס, נושאי הכנס, מקום הכנס, תאריכים. במידה ויש – תכנית הכנס.( לא לינק)

* יש לפרט הקשר בין תחום הכנס לתחום המחקר ותפקידך בכנס.

* אם הנך משתתף פעיל בכנס, יש לצרף אישור קבלת האבסטרקט/ פוסטר לכנס או מינוי כיו"ר פאנל או כאחד המארגנים.

2. ל​צורך הגשת בקשה להשתלמות בסדנה:

* אישור פורמלי על קיום הסדנא הכולל: שם הסדנה, נושאים, מקום, תאריכים, מארגני הסדנה ולו"ז אם קיים.

* אם הנך מציג בסדנה יש לצרף אישור כל כך.

3. לצורך הגשת בקשה לפגישות/ מחקר/ביקור /ניסוי / הרצאות/ השתלמות וכו':

* מכתב הזמנ​ה פורמלי המיועד למשתלם הכולל את המטרה האקדמית, תאריכים מדויקים, מקום הפעילות האקדמית ופרטים מלאים של המזמין כולל שיוכו האקדמי ותפקידו.

4. לצורך הגשת בקשה להשתלמות בארכיון/ספריה/עבודת שטח ללא שותפים/מוזיאון.

יש ל​מלא במפורט את "טופס עבודת שטח" (ארכיון//ספריה/מוזיאון), להחתים את ראש המחלקה ולהעלות את טופס החתום לארכיב הבקשה. 

בחינת הבקשה ואישורה ע"י הפונקציה האקדמית המאשרת

לאחר הזנת הבקשה במערכת, הבקשה מועברת בליווי כל המסמכים שהוגשו לאישור אקדמי. ראש המחלקה/ יו"ר החטיבה/ דיקן מוודא כי הנסיעה נחוצה לקידום המחקר של חבר.ת הסגל ובמסגרת האקדמית שלו.ה. כמו כן, מוודא שנעשו כל סידרי מילוי מקום בהוראה ובחינות (אם נדרש).

* לאחר אישור הפונקציה האקדמית, במידת הצורך, הבקשה עוברת  לתקציבנית לבדיקה האם הבקשה עומדת בכללי הקרן.

* בשאלות נוספות בנושאים תקציביים ניתן לפנות אל התקציבנית הרלוונטית.

* בכל שלב, ניתן לעקוב אחר סטטוס הבקשה במערכת ע"י לחיצה על כפתור "הצג". 

אישור סופי ע"י מרכזת השתלמויות

מרכזת השתלמויות בודקת כי כל המסמכים תואמים את נהלי האוניברסיטה  ונמצאים בארכיב הבקשה וכי הבקשה שהוגשה אושרה על ידי הגורמים הנדרשים. בסיום בדיקת הבקשה, המרכזת  מאשרת את היעד, מטרה וימי הפעילות האקדמית המאושרים בלבד.

בעת אישור או דחיית הבקשה – הודעה אוטומטית יוצאת מהמערכת עם כל המידע ומועברת לדוא"ל אב"ג של חבר הסגל שהזין את הבקשה.

לאחר קבלת האישור יש לפנות להמשך טיפול כספי במדור השתלמויות ונסיעות לחו"ל,  באגף כספים, בהתאם להנחיות בדוא"ל שקיבלת.

הרפרנטית במדור השתלמויות ונסיעות לחו"ל באגף כספים מוסיפה בהתאם ליעדים ולכללי אב"ג את ימי הערכות. 

שאלות נפוצות וגם תשובות בנושא

1. שאלה: כמה זמן לוקח לקבל תשובה עבור בקשה שהגשתי?

תשובה: כ 30 ימי עבודה מרגע שהבקשה אושרה על ידי הממונה ותקציבנית. 

2. שאלה: בקשת ההשתלמות שלי אושרה ואני מבקש/ת להגדיל את הסכום/ להוסיף סעיף, למי עלי לפנות?

תשובה: יש לפנות  לרפרנטית במדור השתלמויות ונסיעות לחו"ל, באגף כספים. 

3. שאלה: בקשת ההשתלמות שלי אושרה ואני מבקש/ת להוסיף פעילות אקדמית במסגרת הימים שאושרו לי בבקשה המקורית.

תשובה: יש להעביר למרכזת השתלמויות חו"ל לדוא"ל nesiot@bgu.ac.il אישור בקשת ההשתלמות שקיבלת בדוא"ל ממערכת e-tafnit

* אסמכתא/ות פורמליות בהתאם לנהלי אב"ג.

* יש לפרט בדוא"ל את תאריכי הפעילות המבוקשת להוספה, מהות הפעילות והיעד המבוקש.

* דוא"ל עם האישור על התוספת ישלח לרפרנטית במדור השתלמויות ונסיעות לחו"ל (מט"ח לשעבר) על ידי מרכזת השתלמויות חו"ל עם עותק לחבר הסגל. 

4. שאלה: בקשת ההשתלמות שלי אושרה ואני מבקש/ת לבטל את הבקשה. אל מי עלי לפנות?

תשובה: יש לפנות לרפרנטית במדור נסיעות וכספים באגף כספים - אגף כספים 

5. שאלה: קיבלתי אישור שהבקשה אושרה על ידי הרמ"ח אולם בסטטוס הבקשה רשום עדיין "הועבר לאישור רמ"ח. איפה אני מברר מה הבעיה?

תשובה: יש לפתוח תקלה דרך תמיכת מחשוב​

6. שאלה: איך אני משנה את כתובת הדוא"ל שאליה תשלח התשובה?

תשובה:  כתובת דוא"ל ניתן לשנות אך ורק במעמד הגשת הבקשה.

7. שאלה: איך אני מוסיף קבצים לבקשה שהגשתי?

תשובה:  ניתן לצרף קבצים רק במעמד הגשת הבקשה.

8. שאלה: איך ניתן לשנות סכומים /סעיפים לבקשה שהגשתי לפני אישור מרכזת השתלמויות חו"ל?

תשובה:  יש לפנות לגורם אצלו נמצאת הבקשה (ניתן לבדוק על ידי לחיצה על "הצג") ולבקש להחזיר את הבקשה ליזם. רק לאחר החזרת הבקשה ליזם (יזם לחבר.ת הסגל שהגיש את הבקשה המקורית) ניתן להיכנס לבקשה, לבצע שינויים ולהגיש מחדש את הבקשה.

9. שאלה: איך ניתן לשנות סכומים /סעיפים לבקשה לאחר אישור מרכזת השתלמויות חו"ל?

תשובה:  יש לפנות עם פרטי הבקשה והשינוי המבוקש לרפרנטית במדור השתלמויות ונסיעות לחו"ל, אגף כספים.