חברי סגל/חברי סגל בגימלאות באוניברסיטה המבקשים לנסוע לחו"ל במימון חלקי או מלא של המוסד, מתבקשים להעביר את בקשת הנסיעה דרך מערכת מקוונת ייעודית, בצירוף האסמכתאות הרלוונטיות, בהתאם לנהלי האוניברסיטה.
הבקשה הממוחשבת מועברת לאישורו של ראש המחלקה (למעט נסיעות גמלאים), ולאחר מכן לאישור תקציבי (במקרים כאשר תקציב הנסיעה ממומן מסעיפים השונים ולא מקרן לקשרי מדע).
לאחר אישור תקציבי של הבקשה, היא עוברת לבדיקה של רכזת ההשתלמויות בלשכת הרקטור. כאשר הבקשה מאושרת נשלח מייל לנוסע המפנה אותו הן למדור השתלמויות ונסיעות חו"ל (לצורך הסדרת הנושא הכספי הכרוך בנסיעה) והן למחלקת הביטחון לצורך קבלת תדריך בטחוני לפני נסיעה. בהיעדר אישור לבקשה נשלחת לנוסע הודעה במייל עם פירוט סיבת הדחייה.
מלגאים המבקשים מימון מקרן מרכזית למלגאים יש להגיש בקשה למזכירות אקדמית לידי איילה אגנדה nuonuo@bgu.ac.il
לאחר הנסיעה, הטיפול במדור חו"ל נחלק בין חמש רפרנטיות, אשר כל אחת מטפלת בנסיעות של פקולטה מסוימת. לצורך קבלת הבהרות ומענה לשאלות, יש לפנות לרפרנטית המטפלת ביחידתך
חבר סגל הפורש לגמלאות וברשותו כספים בקרן ההקצבה למחקר יוכל להגיש בקשה לנסיעה לחו"ל ובתנאי שהגיש בקשה באותה השנה להכרה כגמלאי פעיל. בכפוף לנוהל האוניברסיטה, 05-017 בנושא "הקצבה למחקר חברי הסגל האקדמי בגמלאות".
נסיעות לחו"ל מקרן הגמלאים יותרו להשתתפות בכנסים, השתלמויות ולצרכי מחקר.
לתשומת ליבך: בנסיעות אשר מהותם שונה מכנס/סדנה ינוכו מכלל ההוצאות 47% מס במעמד כל תשלום.
עפ"י נוהל האוניברסיטה, 05-017 בנושא "הקצבה למחקר חברי הסגל האקדמי בגמלאות", נסיעות לחו"ל מקרן הגמלאים יותרו להשתתפות בכנסים, השתלמויות ולצרכי מחקר. אולם, כללי מס הכנסה מתירים את השימוש בכספי הקרן לצורך השתתפות בכנסים מדעיים וסדנאות בלבד.
ע"פ סעיף 4.2.2 סעיף ג' : גמלאי חוקר פעיל שאושר לו לעשות שימוש בכספי ההקצבה לצורכי נסיעות מחוייב להזמין את נסיעתו אך ורק מסוכנויות הנסיעות המאושרות ע"י האוניברסיטה.
בהתאם לאותם כללים, כל שימוש לנסיעה לחו"ל שאינה במסגרת כנס או סדנה מחייבת ניכוי מס בגובה של 47% מהקצבה. אי לכך, כל אישור לנסיעה שאינו לצורך השתתפות בכנס או סדנא ינוכו בגין כלל ההוצאות מס במקור בשיעור של 47% ( למעט מקרים בהם יומצא פטור מניכוי נכסים ושירותים/אישור לניכוי מס בשיעור נמוך יותר)
באם נסיעתך ממומנת מסעיף מחקר, הינך זכאי להקצבה מלאה ללא ניכוי מס במקור, וזאת ללא קשר למהות הנסיעה. הכוונה היא לנסיעות הממומנות ע"ח סעיפי מחקר (המתחילים בספרה 8), למעט סעיפי החזרי מחקר (המתחילים בספרות 800-804).
ככלל, טיסות יותרו במחלקת תיירים. המקרים בהם ניתן לרכוש כרטיס טיסה במחלקת עסקים:
כאשר נסיעתך ממומנת ע"ח תקציבי מחקר לכל יעד באישור מנהלת המו"פ.
כאשר נסיעתך ממומנת מסעיף קקמ"ב והינה ליעדים רחוקים (שזמן הטיסה אליהם הינו מעל ל-10 שעות).
יש להזמין כרטיסי טיסה רק דרך הסוכנויות איתן האוניברסיטה בהסכם.
הליך הגשת בקשת נסיעה מתנהל באופן זהה להליך המצוין בתרשים.
ההכרה בהוצאות במהלך תקופת השבתון הינה כדלקמן:
• דמי רישום לכנס
• נסיעות בינעירוניות
• מלון - עד תקרת מס הכנסה (החל מהלילה השמיני ניתן להכיר 75% ב - מעלות ההוצאה)
• כלכלה – עלות כלכלה בסיסית עד תקרת מס הכנסה
לתשומת ליבך בגין המלון והכלכלה תתבצע זקיפת הכנסה בשכר ויחויב במס ובעלויות מעביד.
הסכום שיחויב במס יהיה ההפרש בין הסכום שישולם לסכום שהתקבל במסגרת השבתון - לדוגמה: הוגשה קבלה בסך 290 $ בגין מלון ניתן יהיה לשלם 378 $ (עלות המלון בתוספת הכלכלה) במקביל ינוכה מס על ההפרש בין הסכום שישולם (378 $) לבין הסכום שהתקבל בשבתון (147 $). כמו כן, מדור שכר יחייב את הקקמ"ב בעלויות מעביד.
לתשומת ליבך, בתקופת השבתון ההתחשבנות היא מול מס הכנסה ולכן יש לשמור את הקבלות המקוריות ולהעביר למדור השתלמויות ונסיעות חו"ל עותקים של קבלות בלבד (ניתן לשלוח סרוק במייל).
