על הנוסע להגיש למדור השתלמויות ונסיעות חו"ל, דו"ח על הוצאותיו ולצרף קבלות, וחשבוניות מקוריות וכן כרטיסי עלייה למטוס ו/או כרטיס טיסה אלקטרוני.
יש להגיש את הדו"ח עד 30 יום ממועד החזרה ארצה.
את הדו"ח ניתן לשלוח בדואר רשום או למוסרו פיזית במדור השתלמויות ונסיעות חו"ל.
דו"ח הוצאות נסיעה לחו"ל PDF - 2022
Expense Report – For Overseas Travelers 2022 - PDF
אישור על קבלת מסמכים ימסר/ישלח במייל (בכל מקרה מומלץ, לצורך מעקב, לשמור עותקים מכלל המסמכים)
כמו כן ניתן להשאיר את הדו"ח בתיבת הדואר הממוקמת בכניסה למדור (אישור מסירה ישלח במייל) וכן ניתן לקבוע פגישה עם הרפרנטית המטפלת (ניתן לזמן פגישה באמצעות לוח שנה אלקטרוני/טלפונית).
במקרים בהם קיבלת מקדמה טרם הנסיעה ולא הוגש דוח לאחר 60 יום תינתן הנחיה לנכות את הוצאותיך מהשכר.
מקרים של נסיעות שלא נדרשו ולא התקבלו בגינן כספים, הנסיעה תיסגר והכספים יוחזרו לסעיף ממנו שוריינו.
ההוצאות יותרו ליעדים ובתאריכים המאושרים – לרבות ימי היערכות. (ימי היערכות = הימים בהם מתבצעת פעילות אקדמית בתוספת יום אחד לפני ויום כלכלה אחרי. ביעדים רחוקים (כאשר הנסיעה אליהם הם למעלה מעשר שעות) ימי ההיערכות הם יומיים לפני הפעילות האקדמית ויום כלכלה אחרי (הכרה בימי היערכות תותר במקרים בהם ימי ההיערכות בטווח הנסיעה המאושר).
להלן ההוצאות המוכרות:
קובע הנוהל ש "במקרים בהם לא הוגש דוח נסיעה ו/או לא הוחזרו יתרות חוב בגין נסיעה תוך 60 יום מסיום ההשתלמות בחו"ל, ההקצבה או סכום החוב ינוכו ממשכורתו של חבר הסגל"
אם חל שינוי בתאריכי הנסיעה ובמהותה, יש להפנות את השינוי לאישורה של רכזת השתלמויות. הכרה בהוצאות שהינן בכפוף לשינוי יותרו לאחר אישורה של רכזת השתלמויות.
על שינוי במועד הנסיעה בשל שבת/חג יש לפנות בבקשה להתרה ישירות למדור השתלמויות ונסיעות חו"ל (אין צורך בעדכון ועדת השתלמויות).
אם אתה יוצא לשתי נסיעות רצופות בהפרש של פחות מ- 30 ימים בין נסיעה אחת לשנייה, הינך מתבקש להגיש את הדו"ח עבור הנסיעה הראשונה לפני היציאה לנסיעה השנייה.
שתי נסיעות או יותר שלא הייתה ביניהן שהייה רצופה בישראל של 14 יום לפחות יחשבו כנסיעה אחת.
מס הכנסה רשאי לבקר את דוחות ההשתלמות ולתקנם אם יראה זאת לנכון. במקרים בהם מס הכנסה ידרוש ניכוי נוסף, יחול ניכוי זה על הנוסע.
במקרים בהם קיים חוב (סך הקבלות נמוך מסך המקדמות שהתקבלו) עליך להחזיר את ההפרש באחד מחמשת הדרכים הבאות :
1. ניכוי משכר.
2. העברה בנקאית לזכות חשבון אוניברסיטת בן-גוריון.
3. מזומן.
4. כרטיס אשראי.
5. המחאה לטובת אוניברסיטת בן-גוריון.
במקרים אלו הכספים יוחזרו לסעיפים מהן מומנה הנסיעה.
כרטיס טיסה
אם הכרטיס נרכש על-ידך יש לצרף:
• כרטיס טיסה/כרטיס אלקטרוני/ ספחי עליה למטוס.
• קבלה וחשבונית מקוריים חתומים מסוכן הנסיעות (לא מייל/פקס/סרוק/מצולם).
• כרטיסי טיסות פנים (אם יש) וכן הקבלות המקוריות.
• כאשר כרטיס הטיסה נרכש באמצעות האינטרנט ישירות מחברת התעופה ניתן להסתפק בכרטיס טיסה ובקבלה במייל.
הוצאת ויזה
• הוצאות ויזה יותרו ליעדים בהם נדרשת ויזה
נסיעות בין־עירוניות
נסיעות בין־עירוניות לצורך הגעה לנמל התעופה וחזרה בארץ ובחו"ל. ניתן להתיר הוצאה זו בכפוף לקבלות מקוריות בלבד.
השכרת רכב
השכרת רכב תוכר עד 69$ ליום, כולל דלק, חנייה, אגרות וכדומה.
יש להגיש חוזה שכירות וקבלה בגין שכירות הרכב (אם השכרת הרכב משולמת ע"י סוכנות בארץ יש לצרף גם חשבונית מקורית).
חניה בנתב"ג
הוצאות חניה בנתב"ג מוכרות כנגד קבלה מקורית. הוצאה זו תותר באופן יחסי לתקופה המאושרת.
על הקבלות בגין מלון לכלול את שם הנוסע, תאריך הגעה ותאריך עזיבה, פירוט העלויות ששולמו וכן הסכום ששולם.
עבור 7 הלינות הראשונות המוכרות יותרו הוצאות בפועל של עד 313$ ללילה.
בין 8-90 לילות: תוכר 75% מההוצאה בפועל, לא פחות מ-137$ ללילה ולא יותר מ-235$ ללילה.
מעל 90 לילות 137$ ללילה החל מהלילה הראשון.
אין לכלול בהוצאות הלינה ארוחת בוקר, שיחות טלפון הנלוות לחשבון המלון.
מהוצאות לינה בחדר זוגי יוכרו 80% מהוצאות בפועל (כפוף לתנאים לעיל).
המקומות בהם ניתן להגדיל את הוצאות השהייה והלינה ב-25% הינם: אוסטרליה, אוסטריה, איטליה, איסלנד, אירלנד, אנגולה, בלגיה, בריטניה, גרמניה, דובאי, דנמרק, הולנד, הונג קונג, טיוואן, יוון ,יפן, לוקסמבורג, נורבגיה, ספרד, עומאן, פינלנד, צרפת, קוריאה, קטאר, קמרון, קנדה, שוויץ, שוודיה.
ההוצאות הינן בהתאם לתקרות שנקבעו בתקנות מס הכנסה. במקרים חריגים בהם הינך מבקש להכיר במלוא עלות המלון/רכב ניתן יהיה לאשר סכומים מעבר לתקרות אלו בחיוב הסעיף בהוצאות עודפות (הוצאה עודפת=חיוב הסעיף בתוספת של 90% על ההפרש בין תקרת מס הכנסה לעלות ההוצאה בפועל). מקרים מסוג זה יבחנו לגופו של ענין.
בנוסף להוצאות הלינה, יותרו הוצאות כלכלה בגינן אין צורך להמציא קבלות (הוצאות אלה מכסות תשלומים בגין אוכל/ נסיעות עירוניות וכדומה)
אש"ל לימים בהם נדרשו הוצאות לינה 88$.
אש"ל לימים בהם לא נדרשו הוצאות לינה 147$ (למעט מקרים בהם מקור אחר מימן את הנסיעה)
אש"ל ליום החזרה 88$.
אם התקבל מימון עבור ארוחות/חלק מהארוחות יש לציין זאת בדו"ח ההוצאות. על כל ארוחה שממומנת יתבצע קיזוז של 25% מעלות הכלכלה.
אם מקור חיצוני מממן את הוצאות הלינה תוכר כלכלה בלבד בסך 88$ ליום.
חברי סגל אקדמי, חברי סגל בגמלאות ועובדים היוצאים בנסיעות בתפקיד רשאים לבטח את עצמם בכל חברת ביטוח שהיא ולהציג עם חזרתם פוליסה וקבלה.
ועד הסגל האקדמי קיים הליך תחרותי לבחירת ספק בנושא ביטוח רפואי לנסיעות לחו"ל במסגרתו נבחרה פוליסה של חברת הפניקס בתיווכה של סוכנות הביטוח להבים. האוניברסיטה מאמצת את תעריפי ותכול הפוליסה הבסיסית שנבחרה ותתיר את עלויות הביטוח בנסיעה לחו"ל בסכומים שלא יעלו על התעריפים המפורטים להלן:
2.30$
| עד גיל 30 |
3.20$
| גילי 60-31
|
3.50$ | גילי 65-61 |
5$
| גילי 70-66 |
תוספות מעבר לתעריפים האמורים, למעט בגין מצב רפואי חריג, יחולו על חשבון הנוסע
דמי רישום לכנס
• אם דמי הרישום לכנס משולמים על ידך יש להגיש קבלה מקורית.
• אם הכנס כולל ארוחות יש לציין זאת ע"ג הדוח וכל להתייחס למספר הארוחות הממומנות (סעיף 2 בטופס דו"ח הוצאות נסיעה לחו"ל) וזאת על מנת למנוע כפל של מתן כלכלה במקרים בהם קיים מימון של ארוחות.
הוצאות בגין מחקר
(יוכרו מסעיפי מחקר בלבד בכפוף להצהרת הנוסע כי ההוצאה שייכת למחקר הכרה בהוצאה זו כפופה לאישור תקציבן)
הוצאת בדיקת קורונה
יש לצרף את הקבלה עם תאריך ושם הנוסע.
גלישה סלולרית
החזר הוצאות חבילת גלישה עד 145 ₪
