1. מדיניות ביצוע רכש מוצרים/שירותים ברמת איכות גבוהה ובמחירים נמוכים, לצרכי מחקר וכללי.
2. מטרה
מטרת נוהל זה היא לקבוע שיטה לנוהלי עבודה אחידים בכל הקשור בהזמנה, הספקת טובין והתקשרויות עם נותני שירותים כגון: שליחויות, מוניות, הדפסות וכדומה ליחידות האוניברסיטה.
3. הגדרות
3.1 יזם, משתמש קצה- עובד אוניברסיטת בן-גוריון או מי שהוסמך לכך על-ידי האוניברסיטה, אשר הוא בעל תקציב ורשאי לבצע הזמנות ולהפיק דרישות על-פי התקציבים שאושרו לו, הכל בהתאם לנוהלי הרכש להלן. יזם יכול למנות איש מטעמו העובד ביחידתו, אשר יבצע עבורו את הפעולות הנ"ל.
3.2 קניין- עובד במחלקת רכש והספקה, תפקידו לבצע רכישה על-פי הכללים המופיעים בנוהל זה, בהתאם לדרישת היזם ובתיאום עמו.
3.3.1 ספק/קבלן- אישיות משפטית המסוגלת ומוכנה להתחייב או שהתחייבה לספק טובין/ שירות לאוניברסיטת בן-גוריון, עוסק מורשה ומנהל ספרים כחוק (וכן רשום אצל רשם הקבלנים של משרד הבינוי והשיכון).
3.3.2 ספק מאושר- ספק מאושר אשר עבר תהליך אישור ספק ומופיע ברשימת הספקים המאושרים של האוניברסיטה.
3.3.3 ספק בלעדי- ספק מאושר כנ"ל אשר הוא בלבד יכול לספק טובין/שירות מסויים.
3.3.4 e-tafnit- מערכת ממוחשבת. מיועדת למשתמשי קצה, כולל הזמנות מיוחדות.
4. כללי
רוב צרכי יחידות האוניברסיטה בטובין מסופקים באמצעות מחסן מעבר במחלקת רכש והספקה.
4.1 היחידות רשאיות לרכוש באופן ישיר ועצמאי פריטים אשר אינם 
אינוונטר, אינם ברשימת המלאי, שאינם כימיקלים (מלבד מחברת "סיגמה") ושאינם עולים על סכום של 1,200 ש"ח כולל מע"מ, באמצעות הזמנה מיוחדת כללית.
4.2 הטובין/השירות יסופקו ליחידות על חשבון תקציביהן, כנגד הזמנות מיוחדות.
4.3 המלאי שבמחסן מנוהל בשיטה ממוכנת, באמצעות תוכנת tafnit. כל יחידה יכולה לעיין בפריטים המוחזקים במלאי ולהזמין פריטים הדרושים לה מתוך האלפון הממוחשב.
5. הזמנה
הזמנה הינה הסכם התקשרות בין האוניברסיטה והספק. רק כנגד הזמנה רשאי הספק לספק טובין/שירות ליחידות האוניברסיטה.
6. תהליך הרכש- כללי
6.1 דרישה לביצוע רכש.
6.2 בקשה להצעת מחיר מהספק/ים.
6.3 קבלת הצעות מחיר והשוואתן.
6.4 ניהול מו"מ ובחירת ספק.
6.6 קליטת הטובין במחסני האוניברסיטה ודחיפתם ליזמים.
במקרים מסויימים קליטת הטובין תתבצע ישירות על-ידי היזמים. במקרים אלה, המחסן ישלח ליזם מדבקת אינוונטר ובאחריות היזם להדביק את המדבקה על-גבי הציוד, למלא הטופס ולהחזירו למחסן.
6.7 קבלת חשבונית/תעודת משלוח.
6.8 בדיקת החשבוניות על-ידי מתאם החשבונות במחלקת רכש והספקה. העברת החשבוניות למדור הנה"ח לשם ביצוע התשלום.
6.9 סגירת הזמנה.
7. חשבונית
הוצאת חשבונית על-ידי הספק כנגד הזמנה והספק הטובין/השירות כמצויין בהזמנה, לשביעות רצונו המלאה של היזם.
8. סעיפים תקציביים
ביצוע הרכש מותנה ביתרת סעיפי תקציב, אשר הוגדרו כסעיפי תקציב לביצוע רכש. להלן חלוקת הסעיפים התקציביים לשימוש מחלקת הרכש (כל - מייצג ספרה):
סעיפי קרנות: 35------
סעיפי מחקר: ציוד מצאי- 8-----39
חומרים וציוד מתכלה- 8-----40
סעיפים מחלקתיים: ציוד- 5---3994
שונות- 5-323--
9. הדרישה
9.1 אפיון הדרישות-
א. דרישה לרכש פנים.
ב. דרישה לרכש חו"ל.
9.2 דרישה לרכש פנים-
הזנה הדרישה על-ידי היזם במערכת e-tafnit, בציון: סעיף תקציבי, מק"ט אוניברסיטאי (אם קיים), תיאור הפריט, כמות לרכישה, גורמים מאשרים, יחידת מידה, תאריך נדרש, רשימת ספקים מומלצים ו/או טופס הצעות מחיר בהתאם לטבלת קבוצות רכישה ועוד.
9.3 דרישה לרכש חו"ל-
הזנת הדרישה ע"י היזם, בדומה לרכש פנים ובהתאם לקבוצות רכישה ובצירוף:
א. 
טופס הצהרה למכס לצורך קבלת פטור ממכס (מוסדות להשכלה גבוהה).
ב. קטלוג הכולל תיאור הטובין, מידות, משקל, צריכת חשמל ותכונות מיוחדות של הטובין.
9.4 טיפול קניין-
9.4.1 עם קבלת הדרישה הקניין יבדוק את כל פרטי הדרישה וישלים את החסר במידת הצורך, על-פי הנדרש בנוהל.
9.4.2 הקניין ישלח הדרישה לאחר בדיקתה ועדכונה במערכת הממוחשבת, לאישור אלקטרוני לגורמים הרלוונטים. בדרישות כימיקלים, מתבצעת המלצת הקניין (איחוד מספר דרישות לאותו ספק).
9.4.3 רשימת אישורי גורמים במערכת:
א. אחראית ציוד מצאי- אינוונטר
ב. מחלקת בטיחות
ג. מחלקת בטיחות קרינה
ד. מחלקת אחזקה
ה. מדור קרנות ומחקרים
ו. אגף תקציבים
ז. יחידת הדפוס
10. בקשה להצעת מחיר ובחירת ספק
10.1 מספר הצעות המחיר הנדרשות תלויות בסכום ההזמנה הכולל ומפרטות בנוהל קבוצות רכישה. במידה והספק בלעדי, על היזם לצרף לטופס הצעת המחיר נימוק לבלעדיותו.
10.2 בקשות להצעת מחיר מספקים.
10.3 לאחר קבלת הצעות המחיר, יבדוק הקניין התאמת ההצעות לנדרש וכן ישווה מחירים, ינהל מו"מ עם הספק/ים ויבחר את ההצעה הטובה ביותר, שתועבר לחתימה בהתאם לטבלת הרשאות חתימה בסעיף 11.
3.3.5 tafnit - מערכת ממוחשבת פיננסית. מיועדת בין היתר לשימוש הקניין לשם ביצוע ההזמנות.
סכום בש"ח כולל מע"מ |
קניין |
ממ"ח |
רא"ג כספים |
מנכ"ל |
1 עד 3,500 |
X |
|
|
|
3,501 עד 20,000 |
X |
X |
|
|
20,001 עד 120,000 |
X |
X |
X |
|
מעל 120,000 |
X |
X |
X |
X |
