מיהו אורח?
אדם המגיע מחו"ל לארץ ואינו תושב ישראל/ בעל אזרחות זרה והאוניברסיטה מממנת עבורו הוצאות שונות כגון טיסה, כלכלה, לינה, נסיעות, תשלום חד־פעמי בגין הרצאה או השתתפות בכנס, השתלמות, סדנה או מחקר (הונורריום). הטיפול דרך מדור השתלמויות נעשה כאשר תקופת השהייה של האורח נמוכה משלושה חודשים.
לנוהל אירוח אורחים מחו"ל
תהליכי העבודה במערכת האורחים מחו"ל
1. משתמש קצה ממלא טופס הזמנת אורח באי-תפנית ומזין:
2. החתמת הטופס ע"י בעל הסעיף והרמ"ח/רמ"ן (במקרים בהם אין רמ"ח ביחידה)
3. הטופס מגיע למדור השתלמויות ונסיעות חו"ל ונבדק ע"י הרפרנטית (חתימות ומסמכים נלווים)
4. העברת הטופס לאישור תקציבן (גורם מאשר)
5. ביצוע תשלום והעברת הנחייה למדור גברות או/ו הוצאות התחייבות לסוכן הנסיעות (במקרה והתשלום הוא ישירות לסוכן הנסיעות)
» כרטיס טיסה – ניתן להתיר הוצאה זו במחלקת תיירות בלבד (במקרים בהם המארח מבקש להתיר כרטיס במחלקת עסקים יש לצרף מסמך מנמק ולהעבירו לאישור סמנכ"ל/ית כספים)
תשלום לסוכן הנסיעות – יש לצרף פרופורמה (הצעת מחיר)
תשלום לאורח – בכפוף להמצאת קבלה
» כלכלה – עד 350 ₪ ליום בכפוף להמצאת טופס "הצהרת תושבות"
» הונורריום – בכפוף להמצאת טופס "הצהרת תושבות". בגין תשלום הונורריום מעל 2500$ יש להעביר לאישורו של המנכ"ל (לתשלום זה יתווסף מע"מ).
» מתן הרצאות בזום
» נסיעות – בכפוף להמצאת קבלות מקוריות
» הוצאות לינה – בכפוף להמצאת קבלות מקוריות
» הוצאות רכב- בכפוף להמצאת קבלות מקוריות
» הפניה לבנק – בנק דיסקונט לב העיר בבאר-שבע
» הפקדה לחשבון האורח בחו"ל – בכפוף למילוי טופס וורדי מודפס וחתום ע"י האורח
» המחאה במטבע זר
» התחייבות לסוכן הנסיעות – בכפוף להמצאת פרופורמה (הצעת מחיר הכוללת: יעד, תאריכים, סוג כרטיס, עמלה וכו')
» לכל הזמנת אורח יש לצרף צילום דרכון
» לאורחים אשר יש דרכון ישראלי יש לשנות את האזרחות בטופס הזמנת האורח ליעד שממנו הם מגיעים ארצה
» כאשר מטרת ההגעה של האורח מקנה נק"ז לסטודנטים, יש להעביר את הטיפול באורח למחלקת משאבי אנוש
» הזמנות אורח משולמות לאורח בלבד למעט מקרים חריגים בהם התשלום המבוקש הוא לגורם שלישי. במקרים מסוג זה על המארח לציין בבקשתו כי התשלום יבוצע למוטב אחר. מדור השתלמויות ונסיעות חו"ל יפנה למדור הנה"ח בבקשה לשנות את שם המוטב ולאחר מכן יבצע תשלום (לאחר קבלת אישור תשלום מגורם שלישי ולאחר אישור תקציבן).
» לאורחים המגיעים לתקופה של מעל שלושה חודשים ניתן במקרים חריגים לשלם כלכלה בלבד בכפוף לאשרת שהייה.
» לתשומת ליבך, במקרים של תשלום הוצאות אורח לגורם שלישי יש למלא בקשה להחזר הוצאות במערכת אי תפנית בתפריט "דיווח הוצאות". הטיפול מתבצע מול מדור הנה"ח.
יש לצרף כרטיס טיסה בכל טופס הזמנת אורח.
יש לצרף כרטיס טיסה בכל טופס הזמנת אורח.
הצהרת תושבות באנגלית
טופס פרטי בנק בחו"ל
