יש לקיים עם הסטודנט שיחת שימוע טרם סיום העסקתו.
ניתן לערוך את השימוע בעל פה או בכתב.
לפני השימוע יש למסור לסטודנט הודעה בכתב על קיום השימוע, מטרתו והסיבות בשלן חושב הממונה לסיים את העסקתו (ראה דוגמה מטה).
מטרת השימוע היא לאפשר לעובד להשמיע טענותיו כנגד ההחלטה המתגבשת ולנסות לשכנע את הממונה לחזור בו מהחלטתו. השימוע מתקיים טרם קבלת החלטה סופית.
לאחר סיום השימוע יש לשקול מחדש את סיום ההעסקה, לאור הדברים שנשמעו בשימוע. מטבע הדברים ההחלטה לא תימסר לעובד ביום השימוע, על מנת שתינתן שהות לשקול את טענות העובד בכובד ראש.
יש לערוך את השימוע גם אם נדמה שהדברים ברורים מראש, תוך מתן הזדמנות לסטודנט לנסות לשכנע ביכולתו לבצע את העבודה ולחלופין שבשל נסיבותיו האישיות אין להפסיק את העסקתו. הממונה לא מחויב לקבל החלטה שונה, אולם חלה עליו חובה לשקול בכנות את טענותיו של העובד.
אם הוחלט על סיום העסקה יש להודיע על כך ליחידה להעסקת סטודנטים (ראה דוגמה מטה).
נא לשים לב כי מיום ההודעה לעובד על סיום העסקתו יש לתת לו הודעה מוקדמת לפי חוק , בהתאם לטבלה מטה. מובהר – יש להוסיף ולהעסיק את הסטודנט בתקופת ההודעה המוקדמת או לחילופין לשלם לו תמורת הודעה מוקדמת על ידי דיווח נוכחות בחילן-נט .היחידה להעסקת סטודנטים תמסור הודעת פיטורים לסטודנט תוך מתן הודעה מוקדמת בהתאם לחוק.
הודעה מוקדמת לסטודנט לפי שעות:
במהלך שנת העבודה הראשונה | יום אחד לכל חודש של עבודה |
במהלך שנת העבודה השנייה | 14 ימים, בתוספת יום אחד לכל 2 חודשי עבודה בשנה האמורה |
במהלך שנת העבודה השלישית
| 21 ימים, בתוספת יום אחד לכל 2 חודשי עבודה בשנה האמורה |
לאחר תום שנת העבודה השלישית
| חודש ימים |
לתשומת לבך, אם והעובדת בהריון, או אם העובדת בטיפולי פוריות, בשירות מילואים, שב/ה לעבודה לאחרונה משירות מילואים, בסמוך או במהלך חופשת לידה או במצב אחר שעשוי למנוע סיום העסקה יש לעדכן את היחידה להעסקת סטודנטים תוך פירוט העובדות וצירוף מסמכים רלבנטיים.
אם סיום ההעסקה נעשה ביוזמתו של הסטודנט, יש להמציא ליחידה להעסקת סטודנטים מכתב התפטרות מאת הסטודנט.
יודגש: העסקתו של עובד לא תסתיים – בין בדרך של פיטורים, ובין בדרך של אי הזנת מינוי, אי שיבוץ לעבודה, התפטרות או כל דרך אחרת ללא עריכת ההליכים הנדרשים וללא מסירת הודעה מסודרת ליחידה להעסקת סטודנטים. 
מצ"ב טופס דוגמה
