אגף משאבי אנוש יחד עם המחלקה לניהול מזמינים אותך להיות יזם.ית ולקחת חלק בשיתוף פעולה ייחודי עם סטודנטים.יות לתואר ראשון מהמחלקה לניהול, המתמחים.ות בניהול מערכות מידע.
התוכנית למיזמים טכנולוגיים תלווה ע"י צוות מומחים מהמחלקה לניהול, אגף טכנולוגיות, חדשנות ודיגיטל וממשאבי אנוש, שיעזרו לך לממש רעיון זה ולהביאו ליישום.
מטרת התוכנית:
לתת לחברי וחברות הסגל הזדמנות לפתח פתרונות טכנולוגיים לתהליכים קיימים וחדשים בסיועם של סטודנטים.ות המתמחים.ות בניהול מערכות מידע.
איך זה עובד:
לכול אחד מהמיזמים שיבחרו על ידי ועדה, יצוות סטודנט.ית או קבוצה של סטודנטים המתמקצעים בתחום ניהול מערכות מידע, שנה שלישית מהמחלקה לניהול. סטודנטים אלו מחויבים במסגרת התואר להגיש פרויקט גמר, בדמות אב-טיפוס למערכת מידע.
מהו מיזם טכנולוגי:
כול תהליך הקיים ביחידתך וברצונך למחשב אותו; תהליכים משותפים למספר גורמים וניתנים למחשוב.
קהל היעד:
התוכנית מיועדת לחברי.ות הסגל המנהלי והטכני.
מועמדים.ות שיגישו הצעה למיזם טכנולוגי יזכו לקבל הדרכות העשרה אשר תורמות לידע ולהכשרה היזמית, מפגשים בהם ילמדו על יזמות, יצירתיות, שיווק, מימון, ניהול הפרויקט ועוד.
התהליך:
•
הגשת הצעה לפרויקט
• סינון ראשוני של פרויקטים ע"י ועדה. חברי.ות הוועדה יכללו את: רמ"ח לניהול, מרצה האחראי על קורס "פרויקט גמר – הקמת אב טיפוס" של המחלקה לניהול, סמנכ"לית אגף טכנולוגיות, חדשנות ודיגיטל, סמנכ"לית אגף משאבי אנוש וממ"ח סגל מנהלי וטכני.
• הצגת הפרויקט הנבחר בפני רמ"ח ניהול ומרצה אחראי על קורס "פרויקט גמר – הקמת אב טיפוס".
• שיווק הפרויקט בפני הסטודנטים מהמחלקה לניהול ובחירת סטודנטים מהמחלקה.
• איפיון הפרויקט עם הסטודנטים ועבודה על הפרויקט ע"פ מתודולגיות עבודה והנחיות של אגף טכנולוגיות חדשנות ודיגיטל.
• הדרכות בנושא יזמות – המשתתפות.ים בפרויקט יקבלו עדיפות להשתתף בהכשרה בקורס יזמות.
• הפרויקטים שייושמו יוגשו באופן אוטומטי לתהליך לבחירת הפרויקטים המצטיינים.
משך זמן הפרויקט:
שנת הלימודים תשפ"ג
אז מה עליך לעשות:
1. לחשוב על תהליך/צורך שתרצו למחשב
2. לגבש צוות עבודה, מומלץ לצרף איש/אשת מחשוב מיחידתך (ניתן להגיש גם פרויקט באופן עצמאי ללא צוות)
3.
למלא את השאלון המצורף
4. לחכות לזימון לוועדה
מועד אחרון להגשה ההצעה: 30/6/2022
לשאלות ניתן לפנות ל:
ענת לצר –
alazer@bgu.ac.il או בטלפון 72694
חגי חורש –
hhoresh@bgu.ac.il או בטלפון 61308
מיזמים טכנולוגיים תש"ף
חברי הסגל שייזמו את הפרויקט:
ורד דייטשמן, ורד ג'ורנו - המחלקה לעבודה סוציאלית
שם הפרויקט
| | מנחה |
מערכת שיבוץ ומשוב להכשרה מעשית, המחלקה לעבודה סוציאלית | | ד"ר אדיר אבן |
סטודנטים
| | |
נויה ממן | אלכס גורלין | ליאת לב |
פרויקט "שבץ נא" נוצר בשיתוף רכזות היחידה להכשרה מעשית במחלקה לעבודה סוציאלית באוניברסיטת בן גוריון בנגב. היחידה מורכבת משלוש רכזות, 18 מדריכים בכירים, 180 מדריכים זוטרים בשטח וכ-350 סטודנטים בשבעה מסלולים שונים. אחת לשנה, רכזות היחידה משבצות את כלל הסטודנטים להכשרה מעשית, המהווה פרקטיקה יישומית במסגרת לימודי התואר. כחלק מההתנסות המעשית בשטח, נדרשים הסטודנטים והמדריכים לקיים פעמיים בשנה, בסוף כל סמסטר אקדמי, תהליך של משוב והערכה, הכולל מילוי משוב, עריכתו ואישורו.
עד היום, הן תהליך השיבוץ והן תהליך המשוב וההערכה התנהלו באופן ידני ודרשו הדפסת מסמכים ושימוש במאות קבצי Word ,Excel ואימיילים. כתוצאה מכך, התהליכים גזלו זמן רב והובילו לבעיות נוספות וביניהן כפילות נתונים, חוסר סנכרון, קושי בגישה לנתוני עבר ושימור ידע. מטרת הפרויקט הינה יצירת מערכת טכנולוגית מתקדמת, שתקצר ותייעל את תהליך השיבוץ ואת תהליך המשוב והערכה באמצעות ריכוז הנתונים ומימוש תהליך השיבוץ באופן חצי אוטומטי.
עם התנעת הפרויקט, נפגשנו עם רכזות היחידה כדי למפות ולנתח את דרישותיהן ואת המצב הקיים בארגון. במקביל לכך, ביצענו סקר ספרות, אשר היווה בסיס לידע אודות עולם התוכן של ההכשרה המעשית ולכלי שיבוץ שונים. כמו כן, ביצענו תכנון של הפרויקט ובחנו את החלופות השונות המשרתות את שני התהליכים המרכזיים ביחידה. לאחר בחינת החלופות, בחרנו לפתח את מודול השיבוץ בשפת Visual Basic for Applications בסביבת העבודה של ה-Excel ואת מודול המשוב וההערכה באמצעות תשתית ה-Moodle. מתוך רצון לדייק את הדרישות ובפרט את הדרישה על שמירת פרטיות המידע, החלטנו לבסוף לממש מודול זה על ידי ה-Google forms.
מודול השיבוץ מספק פתרון מקצה לקצה ותומך בכלל תהליך השיבוץ ובתהליכים הנלווים לו. ראשית, הסטודנטים מגישים טופס העדפות לשיבוץ באמצעות ה-Moodle. לאחר ייבוא הטפסים למערכת שפיתחנו, המערכת מציעה שיבוץ ראשוני אוטומטי בהתאם לאלגוריתם שפותח על פי דרישות המחלקה תוך התחשבות מקסימלית בהעדפות הסטודנט. בנוסף, ישנה אופציה לבצע שיבוץ שניוני לצורך בקרה, עדכון והתחשבות בשיקולים שאינם ניתנים לתיאור כנתונים מובנים. למודול השיבוץ ממשק גרפי נוח, המציג את המידע הן ברמת המיקרו והן ברמת המאקרו, מאפשר ניהול סטודנטים, ניהול מקומות הכשרה, הפקת דוחות שיבוץ ושליחת אימיילים בלחיצת כפתור לכלל הסטודנטים והמדריכים אודות פרטי השיבוץ. כמו כן, מודול המשוב וההערכה מאפשר לכלל שרשרת ההדרכה גישה נוחה, יעילה ומקוונת למילוי הטפסים. לרכזות ישנה יכולת מעקב אחר סטטוס מילוי הטפסים, הפקת דו"חות וממצאים ותיוק טפסים סופיים לתיקים אישיים ממוחשבים.
מערכת טכנולוגית זו נותנת מענה מיטבי לדרישות בעזרת כלים סטנדרטים שהובילו לפתרון טכנולוגי חדשני. פיתוח המערכת יושם בהצלחה, תוך עמידה ביעדי הפרויקט כפי שהוגדרו והיחידה צפויה להשתמש במערכת בשבועות הקרובים. על מנת ליצור מעטפת תומכת להמשכיות הפרויקט, הפקנו חוברות הדרכה מפורטות וסטודנט מפרויקט זה גויס למשרת הטמעה ותחזוקה של המערכת ביחידה. אנו סמוכים ובטוחים כי מערכת זו תביא תועלת ליחידה ותוביל להתייעלות, חסכון בזמן ובמשאבים, שקיפות, יצירת שותפויות רחבה יותר ודיוק במענה לצרכים השוטפים של כלל הגורמים המעורבים בשרשרת ההדרכה. מעבר לכך, אנו מאמינים כי מערכת זו תוכל לשמש גם יחידות אוניברסיטאיות נוספות המטפלות בתהליכי שיבוץ.
חברי הסגל שייזמו את הפרויקט:
קארין זיו - המחלקה לקשרים אקדמיים בין-לאומיים
שם הפרויקט | | מנחה |
מערכת שגרירים | | ד"ר אדיר אבן |
סטודנטים | | |
רון בן יצחק | תמיר דוד | יותם ליונבך
|
בפרויקט זה פותחה מערכת מידע עבור מחלקת השיווק במשרד לקשרים אקדמיים בינלאומיים באוניברסיטת בן גוריון. משרד זה אחראי על טיפוח הקשרים של אוניברסיטת בן גוריון עם מוסדות אקדמיים בעולם. המחלקה מהווה פלטפורמה לשירותים הניתנים ליותר מ-400 סטודנטים זרים המגיעים לתוכניות קצרות מ-50 מדינות שונות. לסטודנטים אלו קיימות מספר תוכניות המוצעות על ידי האוניברסיטה, כאשר לכל תוכנית ישנה רכזת אחת המספקת מידע פורמאלי ומעניקה תמיכה בנושאים שונים. כיום, התקשורת בין הסטודנט המועמד ובין הרכזות מתבצעת אך ורק באמצעות דואר אלקטרוני, ובשילוב עם המרחק הגיאוגרפי והבדלי השעות נוצר עומס על הרכזות וזמן התגובה לכל פנייה מתארך. על כן, הפרויקט "מערכת שגרירים" הוקם במטרה להגדיל את כמות הסטודנטים הזרים המגיעים לתוכניות השונות, וזאת על ידי יצירת פלטפורמה בה סטודנטים זרים שלקחו חלק בתוכניות אלו בעבר ישמשו כשגרירים עבור סטודנטים חדשים המתעניינים בהן. כך יהיה ניתן לשפר את החוויה של הסטודנטים המתעניינים באוניברסיטת בן גוריון על פני אוניברסיטאות אחרות, להעניק תקשורת לא פורמאלית למועמד ולהפחית את העומס מרכזות התוכניות.
לאחר ביצוע מחקר אודות המצב הקיים בארגון, אספנו וניתחנו את דרישות המחלקה בישיבה משותפת שנערכה עם הגב' קרין זיו, מנהלת השיווק הבינלאומי במחלקה. ביחד עם סקר הספרות, סקר שוק ובחינת החלופות הקיימות השונות בחרנו לפתח את המערכת באמצעות פלטפורמת Salesforce Community Cloud. כלי זה מאפשר יצירת קהילה וירטואלית תוך אינטגרציה מלאה למערכת הארגונית של המשרד בתצורה המותאמת ל- Mobile. בנוסף, כדי להקל על אופן יצירת האובייקטים החדשים במערכת ועדכון השדות השתמשנו בתוכנת FormAssembly, המאפשרת יצירת טפסים מקוונים והתממשקותם למערכת.
במהלך העבודה על הפרויקט נוצרו אובייקטים חדשים במערכת, נוספו שדות מותאמים אישית ותהליכים אוטומטיים המאפשרים את ביצוע ההתקשרות בין השגריר למועמד. המעקב אודות כל פנייה שכזו מתאפשר באמצעות יצירת אובייקט חדש מסוג פנייה, המכיל בתוכו שדות המאגדים את המידע הרלוונטי בכל התקשרות שכזו.
בסיום הפיתוח הראשוני ולקראת שלב ההטמעה, הוצגה המערכת למשרד על מנת לקבל משוב אודות המוצר שפותח. בעקבות ההערות שניתנו בוצעו תיקונים ושיפורים תוך עמידה בלוחות הזמנים שנקבעו מראש. בנוסף על כך, כתבנו מסמך דוקומנטציה וחוברת הדרכה מפורטת המיועדות למשתמשי המערכת, על מנת להעביר את הידע שרכשנו במהלך הפרויקט.
כיום, המערכת הועברה לידי המחלקה אשר הביעה את נכונותה להשתמש במערכת בעתיד ואת שביעות רצונה ממנה. המערכת מהווה פלטפורמה הנותנת מענה לפערים הקיימים במחלקה ומאפשרת למועמדים לתוכניות השונות להתייעץ עם שגרירים. יתר על כן, המלצנו להרחיב את מעגל השגרירים מסטודנטים בלבד לאנשי צוות המחלקה בנוסף.
חברי הסגל שייזמו את הפרויקט:
אנה חיון ורות כהן, אגף תפעול
שם הפרויקט | | מנחה |
מערכת מידע לניהול מחסני המשק | | ד"ר אדיר אבן |
סטודנטים | | |
לימור ווהב | נעה ביטון | רוני ויסלברג |
פרויקט הקמת מערכת לניהול מלאי מחסני המשק בוצע בשיתוף פעולה עם הגברת אנה חיון, ראש מדור שירותי משק, והגברת רות כהן, רל"ש סמנכ"ל תפעול. מחסני המשק אשר כפופים למדור שירותי המשק, אחראיים על המלאי הלוגיסטי של האוניברסיטה והקצאתו למחלקות ולמבנים השונים ברחבי הקמפוסים. כמו כן, המדור אחראי על הקצאת ציוד לאירועים השונים המתקיימים לאורך השנה. מטרת הפרויקט הינה פיתוח מערכת שתייעל את ניהול המלאי המצוי תחת אחריות המדור, ובכך לאפשר חיסכון של משאבים כגון זמן וכסף.
כשלב מקדים לפיתוח נפגשנו עם בעלות העניין והוצגו בפנינו תהליכי העבודה הקיימים בארגון. הבעיות המרכזיות שנבעו מהמצב הקיים היו תיעוד לוקה בחסר, קושי בבקרה ומעקב וקושי ביצירת התמונה הגדולה עבור הדרג הניהולי. כל אלו נבעו משימוש בגיליונות Excel לא מסונכרנים וביצוע תהליכים באופן ידני. מתוך הבנה כי יש מקום להתייעלות הארגון בנושא זה, בחרנו ליזום מערכת אשר תשמש את הארגון לכלל נושא המשק וההזמנות של האוניברסיטה, תספק מענה ניהולי טוב יותר בעזרת תמונת מצב עדכנית בכל עת, תקצר את תהליכי העבודה, ותשפר את התנהלות הארגון.
ביצוע הפרויקט נעשה באמצעות פלטפורמת Salesforce אשר מאפשרת פיתוח מהיר ומותאם אישית לצרכי הארגון. הדרג הניהולי הביע נכונות לבצע את הפרויקט על גבי הפלטפורמה, משום שהוא מכיר אותה מפרויקט גמר קודם שבוצע באמצעותה. במקביל לבחירת הפלטפורמה בוצעו סקר שוק, איסוף דרישות וסקר ספרות שכלל סקירה של ניהול מלאי, שיטות לניהול מלאי, מערכות לניהול מלאי וסקירת מערכת הSalesforce-. מתודולוגיית הפיתוח שבוצעה הינה אב-טיפוס מתפתח שבו הוצגו גרסאות ובוצעו תיקונים ושיפורים לפי תגובת המשתמשים.
המערכת שפותחה מאפשרת לבצע הזמנות מסוגים שונים (הזמנות ציוד לאירוע, הזמנות לציוד כללי והזמנות לנייר טואלט ומגבת) למחלקות באוניברסיטה, ולראות את תמונת המלאי בזמן אמת בכל רגע נתון. הפרויקט עמד בדרישות הארגון ובלוח הזמנים המתוכנן. שלב ההטמעה הועבר באופן דיגיטלי בפלטפורמת הזום בעקבות משבר הקורונה וכן הארגון קיבל מדריך מפורט וסרטוני הדרכה על מנת להקל על השימוש העתידי במערכת לאחר סיום הפרויקט. חברת לל"ן עתידה לתמוך במשתמשי המערכת בשיתוף עם הגב' יערה אבידור- אחראית Salesforce באוניברסיטה.
חברי הסגל שייזמו את הפרויקט:
ד"ר אריק גולדפלד, המחלקה למדעי המחשב
שם הפרויקט | | מנחה |
מערכת מידע לניהול ציוד מעבדת המחשוב | | ד"ר אדיר אבן |
סטודנטים | | |
אלינה פלוים | הללי קורח | מורן שגיא
|
מערכת המידע שפיתחנו יועדה למעבדת המחשוב של המחלקה למדעי המחשב באוניברסיטת בן גוריון. עד כה, לא הייתה קיימת במעבדה פלטפורמה אחידה לכלל הגורמים אשר מאפשרת ניהול ומעקב של ציוד, והמידע היה מפוזר במספר מערכות שונות. התנהלות זו הובילה לעיכובים בתהליך הרכש, כפילות בהזנת נתונים, רכישת ציוד שלא לצורך ולבסוף עיכוב בעבודות המחקר וההוראה. בהתאם לזאת, מטרת המערכת הינה תמיכה בתהליכי ניהול ומעקב אחר פריטי הציוד הפזורים בכיתות, מעבדות ובקרב חברי סגל.
כהכנה לתהליך הפיתוח, אספנו דרישות וקיימנו מפגשים עם חברי המעבדה על מנת להבין את התהליכים, הצרכים והציפיות שלהם מהמערכת. לאחר איסוף הדרישות, ערכנו סקר שוק וביצענו ניתוח חלופות, בסופו בחרנו לפתח בפלטפורמת Salesforce אשר התאימה באופן הטוב ביותר לאילוצים וההגבלות. לאחר מכן, התחלנו בתהליך הפיתוח במסגרתו למדנו על הפלטפורמה והפונקציונליות שלה, והתחלנו ליצור את האובייקטים והתהליכים המרכזיים של המערכת. לצורך טעינה אוטומטית של קבצי הפלט מתפנית, עשינו שימוש בממשק Skyvia המאפשר אינטגרציה של קבצים שונים עם Salesforce. כמו כן, עשינו שימוש באפליקציית סריקה של Vision-e המאפשרת סריקה של ברקודים אל תוך אובייקט ב-Salesforce, תוך התאמה שלה לתהליך הרצוי. בנוסף, עשינו שימוש בכלים פנימיים של Salesforce על מנת ליצור את התהליכים האוטומטיים במערכת.
התוצרים של המערכת כוללים מספר רכיבים. ראשית, האובייקטים המרכזיים הינם פריטי ציוד בעל אינוונטר, שנטענים אוטומטית ממערכת תפנית באמצעות ממשק Skyvia, ופריטי ציוד ללא אינוונטר, שממופים על ידי מספר סיריאלי שמוזן דרך סריקת ברקוד באמצעות אפליקציית הסריקה. עבור אובייקטים אלה קיימים אובייקטי עזר המעשירים את המידע עבורם, שהינם רשימות הספקים של הציוד, מיקומים של פריטי ציוד וחברי סגל להם שייך הציוד. בנוסף לכך, קיים אובייקט המכיל את בקשות הציוד של חברי סגל, אשר מוזנות באמצעות טופס בקשת הציוד הממולא ע"י חברי הסגל. כמו כן ישנו אובייקט הזמנות רכש שמנוהל ידנית ע"י אחראי הרכש במעבדה. בנוסף לאובייקטים אלו, קיימים במערכות דו"חות ולוח מחוונים המציגים את הנתונים לבקשת חברי המעבדה. כמו כן ישנה מערכת התראות מיילים עבור קבלת בקשות ציוד חדשות, עדכון סטטוס הבקשה, מועד בדיקת הציוד ועוד.
פיתוח המערכת עמד בדרישות שהוגדרו ובמסגרת לוח הזמנים שתוכנן. כמו כן, תוצרי הפרויקט עמדו לשביעות רצונו של מנהל המעבדה. עם זאת, הסקנו כי היה רצוי להתחיל את תהליך רכישת הרישיון של Salesforce בשלב מוקדם יותר בשל קשיי בירוקרטיה, וכן כי היה רצוי להתנהל מול מנהל המעבדה בלבד ולא מול מספר גורמים במקביל. לסיכום, אנו מאמינות כי המערכת תשמש את המעבדה ותסייע בניהול הציוד, תוך ייעול תהליכי העבודה הקיימים.
חברי הסגל שייזמו את הפרויקט:
מני מיכאלי, לשכת המבקר
| | מנחה |
מערכת ניהול תהליכים ומסמכים עבור משרד מבקר אוניברסיטת בן גוריון | | ד"ר אדיר אבן |
סטודנטים | | |
מנדריק אלכסנדר | ניתאי יעקובוביץ | שחר בייל |
ביקורת פנימית הינה פעילות בלתי תלויה ואובייקטיבית של הבטחה וייעוץ, אשר מיועדת להוסיף ערך ולשפר את פעילות הארגון. ביקורת פנימית אפקטיבית תורמת הן לאפקטיביות עבודתו של המבוקר והן באופן כללי לאפקטיביות הארגונית. מספר מחקרים הוכיחו כי אינטגרציה של מערכות מידע ובדגש על המערכות לניהול זרימות עבודה מוכיחות עצמן כמשפיעות לחיוב על רמת היעילות של עבודת הביקורת. עם זאת, לרמת האינטואיטיביות של המערכת חשיבות רבה מאחר ופרמטר זה משפיע בצורה משמעותית על רמת השימוש בכלים ממוחשבים בקרב מבקרי פנים.
משרד מבקר אוניברסיטת בן גוריון פעל עד היום ללא מערכת מידע שתרכז את עבודת הביקורת, דוחות ביקורות עבר נשמרו בעותקים פיזיים וקבצים נשמרו בתיבות הדוא"ל ועל מחשביהם האישיים של העובדים. רובד חשוב בעבודת המבקר הוא מידת יישום המלצותיו בארגון, והמעקב אחר יישומן בוצע בצורה ידנית ועל בסיס דוחות אקסל, דבר שהביא לסרבול ועבודה מיותרת של אנשי הצוות במשרד המבקר. כל אלו היוו את נקודת ההתחלה וכן את המוטיבציה לביצוע הפרויקט שמטרתו הייתה לשנות את המצב הנ"ל.
בעזרת שיתוף פעולה חוצה אוניברסיטאות כבר בשלב מוקדם של הפרויקט בוצעה פגישה עם משרד מבקר הטכניון, בפגישה זו הוצגה המערכת המשרתת את המשרד המקביל. לאחר בחינת דרישות משרד מבקר אונ' בן גוריון וסקירת המערכת של המשרד המקביל, הוחלט על פיתוח מערכת דומה על בסיס פלטפורמת ה-SharePoint של חברתMicrosoft . בכך הפרויקט שביצענו יישר קו עם מגמה קיימת באונ' בן גוריון להעביר את הפעילות המשרדית של יחידות רבות לפלטפורמה זו. הליך הפיתוח בוצע בתיאום ושיתוף פעולה מול מדור המחשוב של האוניברסיטה ובזכות כך נבנתה מערכת אשר משולבת עם כלל מערכות המחשוב האוניברסיטאיות, דבר קריטי להמשכיות הפרויקט ולאינטגרציה יעילה של המערכת.
למרות המגבלות של מגיפת הקורונה, הייתה עמידה בכל הדרישות משרד המבקר ונבנתה מערכת אינטואיטיבית, נוחה לשימוש אשר הוטמעה בקרב עובדי המשרד לאחר מפגשים בודדים. המערכת כוללת ספריות מובנות לכלל המסמכים והחומרים הנלווים לביקורות הקיימות והעתידיות תוך שמירה על חלוקת הרשאות ומידור לשמירה על תכנים מסווגים הנכללים בעבודת המבקר. בוצע שילוב של רכיב מעקב משימות לניהול יעיל של עבודת המשרד וחלוקת משימות שקופה בין עובדי המשרד תוך הגדרת זמנים לביצוע משימות. אחת מבין היכולות המשמעותיות ביותר שנוצרו בפרויקט זה הינה מערכת מעקב יישום המלצות הכוללת התראות במייל למבוקרים טרם פקיעת מועד הביצוע של המלצות המבקר, ובנוסף מאפשרת שיקוף שוטף של סטאטוס הביצוע של כלל ההמלצות עבור עובדי המשרד.
לסיכום, בוצעה העברת אחריות מלאה מצוות הפיתוח למדור המחשוב האוניברסיטאי, דבר שיבטיח תמיכה עתידית והמשכיות של המערכת.
חברי הסגל שייזמו את הפרויקט:
אביטל אדרי והדר פליישר – הפקולטה למדעי ההנדסה
שם הפרויקט | | מנחה |
מערכת ניהול ידע- הפקולטה למדעי ההנדסה | | ד"ר אדיר אבן |
סטודנטים | | |
שני לחמנוביץ | עדי גורדון | טל לוי
|
במסגרת הפרויקט עבדנו עם הסגל המנהלתי של הפקולטה למדעי ההנדסה באוניברסיטת בן גוריון בנגב. הקמנו מערכת ניהול ידע עבור הגופים התומכים במערך ההוראה של הפקולטה למדעי ההנדסה – ובפרט תשמש את הרכזות לענייני סטודנטים, יושבי ראש ועדות הוראה, והעוזרת הראשית לראש מנהל הפקולטה. בעלי תפקידים אלו מתמודדים כיום עם קשיים משמעותיים בכל הנוגע לאיתור מסמכים ונהלי העבודה הרלוונטיים ושימוש בהם לצרכי העבודה השוטפת וקבלת החלטות. קשיים אלו נובעים בשל מספר רב של מסמכים ונהלי עבודה המתעדכנים באופן תדיר, ומהיעדר פתרון אחיד ומסודר לאחסונם, ריכוזם וניהולם השוטף. הדבר מוביל לחוסר אחידות באופן אחסון המסמכים, עבודה בצורה שאינה יעילה, בזבוז זמן רב על חיפוש מסמכים, טעויות אנוש, חוסר יכולת לאתר כפילויות וטעויות, וכן סתירות בתשובות הניתנות לסטודנטים ובהחלטות המתקבלות לגביהם בנושאים הנוגעים למבחנים, מילואים, החלטות מעבר ועוד. כתוצאה מכך, עלה הצורך במערכת אחת אשר תרכז את כלל הנהלים והמסמכים אשר משמשים את הרכזות בפקולטה בעבודתן השוטפת, תאפשר תיוג של המסמכים לפי נושאים שונים וחיפוש מסמכים מתקדם.
במהלך התהליך ביצענו חקר מעמיק של המצב הקיים, אספנו את הדרישות מהמערכת העתידית והעלנו מספר אפשרויות לפלטפורמות פיתוח למערכת. בשלב יחסית מוקדם נבחרה פלטפורמת ה- SharePoint, אשר מוכרת לצוותי המחשוב מכיוון שכבר קיימת באוניברסיטה. בחקר מעמיק של הפלטפורמה גילינו כי מערכת זו מתאימה ועונה על כל הצרכים ודרישות המערכת. כמו כן, במקביל ערכנו סקירת ספרות וחקרנו לעומק את הנושאים הקשורים בניהול ידע וניהול מסמכים בפרט, וכן דוגמאות למערכות דומות הקיימות כיום בשוק. באמצעות הפלטפורמה הנבחרת, יצרנו מערכת מבוססת אינטרנט אשר מותאמת לדרישות ומאפשרת העלאה וניהול של מסמכים, חיפוש פשוט וחיפוש מתקדם, קיום דיונים והוספת תקדימים ברמת כל מסמך, וכן פונקציות רבות נוספות כגון ניהול משימות וניהול פרטי קשר. במהלך הפיתוח ערכנו מספר פגישות עם הצוות על מנת להציג את התוצר ולהתאים את המערכת לדרישות שנקבעו מראש ולדרישות חדשות שעלו תוך כדי העבודה. בסיום הפיתוח התחלנו בהטמעת המערכת וביצוע הדרכות למשתמשים.
צוות הפקולטה הביע אהדה ושביעות רצון מהמערכת, וכן התקיים שיתוף פעולה טוב במהלך כל השנה. המערכת הוגדרה כמוצלחת וקלה לשימוש, עונה על כלל הדרישות שהוגדרו לה, וכן הפרויקט עמד בלוח הזמנים המתוכנן, למרות מגבלת הקורונה. הצוות החל ללמוד את המערכת וייתכן ובעתיד יותאם גם לגופים שונים באוניברסיטה. למדנו המון על הקמת מערכת מידע ארגונית תוך שיתוף פעולה והתמודדות עם קשיים ומגבלות, ונהנו מאוד מתהליך העבודה. אנו מקווים שהמערכת שהקמנו תסייע ותייעל את העבודה בפקולטה.
