רישום מועד ב' - שיפור השירות לסטודנט
את הפרויקט הובילה מירי ויז'ניצר - מנהלת יחידת הבחינות.
שותפים לפרויקט:
נטליה אוסטר - מתכנתת מדור מערכות מידע מנהל תלמידים
עפרה גרינברג - רכזת בחינות
גנדי דרוק - מתכנת מדור מערכות מידע מינהל תלמידים
מדובר בפרויקט חוצה ארגון שתוצאותיו נוגעות לכל היחידות האקדמיות באוניברסיטה ולכלל הסטודנטים. מטרת הפרויקט הינה ייעול ושיפור מערך שיבוץ סטודנטים לבחינות ובכך גם שיפור השירות הניתן לסטודנט (הקטנת אי הודאות טרם הבחינה וצמצום הפרעות בירוקרטיות), חיסכון בעלויות (העסקת משגיחות, כמויות חומרים לגריסה ועוד..), והתנהלות שקופה ויעילה יותר לכל הגורמים המעורבים בתהליך.
יישום הסכם עבודה עם הסגל הזוטר
מובילת הפרויקט: אורנה ביטון, רמ"ד סגל אקדמי זוטר, אגף משאבי אנוש
שותפים לפרויקט:
סיגל גברי, רמ"ד סגל אקדמי בכיר, אגף משאבי אנוש
קאופמן מירי, רמ"ד מערכות מידע מנהליות, אגף מחשוב ומערכות מידע
יפעת איזנשטאט, ראש צוות יישומים, אגף מחשוב ומערכות מידע
הצורך בפרויקט נוצר עקב שינוי הסכם העבודה של הסגל הזוטר שהפך את תהליך הוצאת כתבי התחייבות לתהליך מורכב. לולא מחשוב ההסכם הממונות על המנהל היו אמורות לבדוק כל עובד באופן ידני למול המערכות. כיום לאחר יישום הפרויקט, הממונה על המנהל בלחיצת כפתור (כשהחישוב והבדיקות נעשות בתוך המערכת) מפיקה את המכתבים בהתאם לזכאות העובד. התוצאה היא: עמידה בלוח זמנים לפי ההסכם של הסגל הזוטר, הוצאת כתבי התחייבות בזמן. כתוצאה מכך הוצאת כתבי מינוי ותשלום שכר במועדו.
קטלוג פרטי מלאי
מובילת הפרויקט: ריקי אמונה, מחסנאית ראשית, מחלקת רכש ואספקה, אגף כספים
שותף לפרויקט: צדיק יהודי, מחסנאי, מחלקת רכש ואספקה, אגף כספים
הפרויקט נוצר מתוך צורך לשפר את שיטת החיפוש של פריטי המלאי. לחשוף את המשתמשים למגוון הפריטים הקיימים במלאי, לאפשר להם חיפוש מהיר ויעיל יותר בין מגוון מוצרי המלאי.
בעקבות הפרויקט אחוז הפניות הטלפוניות למחסן ירד בכ-50% והצפי שנתון זה ימשיך לרדת. כמו כן, כמות ההחזרים של פריטים שהוזמנו למחסן קטנה באופן דרמטי.
בדיקת צפי מתקבלים בעקבות הורדת חתך קבלה למחלקה
את הפרויקט הוביל נתן חיים –ראש מנהל תלמידים.
שותפים לפרויקט:
זינה קרמר - מתכנתת, מנתחת מערכות.
רויטל זמיר - רכזת מוקד מידע ושירות.
לפני הפרויקט נעשתה בדיקה וספירה ידנית של מועמדים שעומדים בחתך הקבלה אליו רוצים להגיע. הבדיקה נעשתה עבור כל ירידה בנקודה אחת מהסכם הנדרש לקבלה. כשנדרשה ירידה ביותר מפרמטר אחד (פסיכו+סכם וכו') הבדיקה הייתה ארוכה, מסובכת ולא מדויקת. במסגרת הפרויקט פותח כלי מחשובי המסיע לקבל חתכי קבלה מבוקשים אליהם שואפים להגיע. ההשלכות של השימוש בכלי זה הינן קיצור זמן התגובה למועמדים פוטנציאליים, ובכך להגדיל את היתרון של אב"ג אל מול אוניברסיטאות אחרות . כמו כן השימוש בכלי משפר את היכולת לקבלת החלטות מידיות ומדויקות לגבי חתכי הקבלה.
פרויקטים נוספים:
מערכת פיצויים ומענקי פרישה
מובילת הפרויקט - שנטל כהן - עוזרת לפיצויים שכר ובקרה אגף משאבי אנוש.
מועד תחילת יישום הפרויקט – אוגוסט 2011
טרם ביצוע הפרויקט תחשיב הפיצויים ומענקי הפרישה של העובדים היה מבוצע באופן ידני, תהליך שאורך זמן בשל מורכבות התחשיב והזכאות הספציפית לה זכאי כל עובד.
בשל נפח העבודה שהלך וגדל בנושא זה, נבע הצורך בפיתוח מערכת פיצויים.
במסגרת הפרויקט מוחשב תהליך הפיצויים ומענקי הפרישה של העובדים (לפי ההסכם הקיבוצי או הוראת החוק הרלוונטית לעובד). הפרויקט סייע לצמצם טעויות ידניות ומאפשר שליפת נתונים באופן מידי.
המערכת זכתה לשבחים, ביקורות חיוביות ואף נתקבלו פניות מחברת חילן להביע הסכמה לשימוש במערכת זו גם באוניברסיטת תל אביב.
מערכת ניהול נכסים דיגיטליים
מוביל הפרויקט: דני מכליס, צלם במחלקה לפרסומים ודוברות.
במסגרת הפרויקט נבנתה ספריה דיגיטלית שיתופית ממוחשבת , דבר שאפשר הנגשת התמונות למשתמשים השונים (חיפוש תמונות והפצתם). בנוסף, המערכת מאפשרת לערוך מעקב אחר אופן השימוש בתמונות ושמירה על זכויות היוצרים. המאגר כולל כבר למעלה מ-25,000 תמונות מקוטלגות - ביניהן גם תמונות היסטוריות של האוניברסיטה.
כיום קיימים למעלה מ- 50 חשבונות משתמשים "רגילים" ממחלקות רבות באוניברסיטה ובמשרדי שוחרים בעולם. משתמשים אלו כבר רשמו אלפי כניסות למערכת והורדות של נפח אדיר של מידע דיגיטלי. כמו כן נרשמו למעלה מ- 5,000 כניסות על ידי משתמשים לא קבועים שקיבלו שיתוף נקודתי לאוספי תמונות.
שדרוג מערכת אישורי כניסה לאורחים
מוביל הפרויקט: יעקב אבירם, רכז מערכות מחשוב, מחלקת הביטחון.
שותפה לפרויקט: סימה חסד, רכזת מנהלית, מחלקת הביטחון.
השדרוג שבוצע במערכת מאפשר לעובד, שהכניס אישור כניסה לאורח, לדעת בזמן אמת על הגעת וכניסת האורח לאוניברסיטה ע"י קבלת דואר אלקטרוני לתיבת הדואר שלו. המערכת כיום בעצם מאפשרת לכל יחידה בעלת קוד מאשר, לקבל את אורחיה ולדאוג לאירוח שלהם בצורה נאותה ללא כל תקלות, דבר אשר משפר את חווית הביקור בקמפוס ומוביל ליחסי עבודה טובים בין האורחים למארחים.
