כל היחידות והמחלקות נושאות בהוצאות עבור שיחות הטלפונים שמבוצעות משלוחות, מטלפונים ישירים, מפקס ומטלפונים סלולאריים וכדו'.
בנוסף, חלים על המחלקה הוצאות אחזקת הקווים שברשותם, בהתאם לסוג הקו / השלוחה.
החיוב החודשי לשלוחות פנימיות, מתבסס על חשבון בזק חודשי וחשבון הספקים הסלולאריים.
החיובים מועמסים על סעיפי תקציבי טלפונים של המחלקות, או על סעיפי מחקר וסעיפים אישיים.
העמסת חיובים
שלוחות - ע"ח סעיף טלפונים של המחלקה
ישירים - בעלי תפקידים - ע"ח סעיף טלפונים של המחלקה
חוקרים - ע"ח סעיפי מחקר
פקסים - ע"ח סעיף טלפונים של המחלקה.
שיחות לחו"ל - בהתאם לסעיף מחלקתי / אישי, שהוגדר מראש בטופס ואושר ע"י אגף כספים / המחלקה לחוזי מחקר.
סלולארי - בהתאם לסעיף תקציבי / אישי כפי שהוגדר מראש.
מנהלה - ע"ח המחלקה המבקשת
חוקרים - ע"ח תקציב מחקר שהוגדר מראש ואושר תקציבית.
מדי חודש מבוצע תהליך של שיוך העלויות לשלוחות /קווים / סעיפי תקציב.
עם סיום בקרת התהליך ואישורו :
נשלח קובץ חיוב להנהלת חשבונות .
החיוב החודשי למחלקות כולל :
חיוב קווים ישירים
חיוב שלוחות פנימיות
חיוב מכשירים סלולאריים
(החלק של השתתפות האוניברסיטה למנוי – לפי ההסכם).
חיוג לחו"ל משלוחות
(המשויכים לסעיף התקציבי של המחלקה בלבד).
חיוב בגין שירותים מיוחדים של בזק– מועמסים על השלוחה המבקשת.
חיוב בגין אחזקת שלוחות (סכום קבוע חודשי – לפי סוג הממשק, "חכם" או "רגיל").
ניתן לצפות בדו"ח חיוב חודשי/ להדפיסו/ להורידו לאקסל, באמצעות התוכנה ניהולית ווב. ניתן להפיק דו"ח מסכם בחתך יחידה/ סעיף תקציבי או דו"ח מפורט לשלוחות וקווים.
כמו כן ניתן להפיק דו"ח לתקופה הכוללת מספר חודשים (עד שנה אחורה), הן מסכם והן מפורט לפי חודשים. הדו"ח המפורט כולל :
יעוד הקו / שלוחה (שם מנוי/ תפקיד הקו)
סעיף תקציבי
מספר הקו/ שלוחה
עלות שיחות חודשית (מפולח לפי שיחות לסלולר/שיחות לחו"ל/ שיחות רגילות)
עלות שונות (חיובים שונים עבור מכשירי טלפון/ מברקים/שירותים מיוחדים)
סיכום עלות לשלוחה/ קו (ללא מע"מ/ כולל מע"מ).
