ייעוד המדור - מתן שירותי הפקה מקצועיים ואיכותיים לכנסים, טקסים וביקורים אקדמיים על מנת לאפשר לחוקרים לארגן ולארח כנסים ברמה הגבוהה ביותר וזאת על מנת לאפשר לאוניברסיטה למצב את עצמה כאוניברסיטה מובילה בארץ ובעולם.
הפקת כנסים אקדמיים - המדור מספק שירותי ייעוץ, הכוונה וליווי להפקת כנסים אקדמיים עבור פקולטות, חוקרים וחוקרות, משלב הרעיון דרך ליווי ועד ביצוע הפקה מלאה .
השירותים כוללים:
• בניית אומדן פיננסי וניהול תקציב הכנס מול החוקר
• בקרה ורישום המשתתפים כולל גביית תשלומים
• תקשורת שיווקית ומיתוג: גרפיקה, הפקות דפוס, בניית אתר כנס
• ניהול כלל האלמנטים, בניית ליין אפ אירוע, ניהול תוכן האירוע ולוחות הזמנים
• טיפול במכלול היבטי הכנס והאירוח בכלל זה בשירותים משלימים עבור המשתתפים (Honorarium, לינה, הסעות, כיבוד, פעילות חברתית וכו')
• שריון אולמות והזמנת שירותי משק ואבטחה
ביקורים אקדמיים - כחלק מיעדי האוניברסיטה, לכונן ולבסס קשרים בינלאומיים למינוף המחקר באוניברסיטה וחיזוק המצוינות האקדמית, המדור מרכז את הביקורים האקדמיים המתקיימים באוניברסיטה בדגש על משלחות אקדמיות מחו"ל.
המדור אחראי על כל ההיבטים הלוגיסטיים של הביקורים:
• תיאום לוח זמנים ותוכן הביקור מול המארח.ת האקדמי.ת
• תיאום הסעות, לינה, ארוחות, סיורים וכו'
טקסי בוגרים - אחד מתפקידי המדור הוא הפקת טקסי בוגרים המתקיימים בכל שנה, אשר במסגרתם מעניקים תארים לבוגרי המסלולים השונים.
• ניהול וארגון טקס הענקת תארים מרכזי של הפקולטות באוניברסיטה (למעט מדעי הבריאות)
• ניהול והפקת טקס "דוקטור לפילוסופיה" (Ph.D) - ניהול התוכן, הפקה, כיבוד, הגברה, תאורה וכו'
• תיאום ובחינת צרכים מול הפקולטות
• תיאום מול מחלקות התפעול (משק, ביטחון, אחזקה, נגישות)
• תיאום מול ספקים חיצוניים
