מועד וזמן הכנס
מומלץ לבדוק על כנסים בנושאים מקבילים בתקופה זהה.
תקופת חופשות: לוח השנה האקדמי.
בדיקת זמינות מיקום הכנס המיועד, בדיקת אולם פנוי במערכת הזמנת אולמות -
במידה ואין לך הרשאה למערכת ניתן לפנות למיכל שביט.
משך הכנס
טיפ: כדאי לתאם את מועד הכנס גם על פי לוח הרכבות. זכרו, ימי ראשון עמוסים מאוד בשעות הבוקר וימי חמישי עמוסים מאוד בשעות אחר הצהריים.
פניה לוועדת אירועים:
על כל כנס שמתוכנן להתקיים בקמפוס האוניברסיטה יש לידע את ועדת האירועים האוניברסיטאית בכתובת shavitm@bgu.ac.il
בפניה יש לציין את שם הכנס, מועד, מיקום רצוי, הרכב משתתפים, מספר משוער של משתתפים ופרטים נוספים.
לפני פרסום הכנס יש לקבל את אישור והנחיות מיוחדות לכנס מהועדה.
מארגני הכנס יישאו בעלויות הניקיון והאבטחה בפועל - על שימוש באולמות האוניברסיטה יגבה מחברי הסגל תשלום רק עבור ההוצאות הנלוות – כמו: אבטחה, ניקיון והגברה, ולא יגבו דמי שכירות.
עבור אולמות חוץ אוניברסיטאיים – ניתן לקבל המלצות של חברי סגל.
לגבי שימוש באולמות האוניברסיטה, יש להיוועץ עם מחלקת המשק. (
מחירי השימוש באולמות).
ניהול הסעיף התקציבי
ניתן לפתוח סעיף תקציבי במערכת e-tafnit . הטופס נקרא "בקשה לפתיחת קרן" והוא נמצא תחת מערכות יחודיות תת-סעיף קרנות.
המערכת תבקש מכם לצרף מספר מסמכים:
• מכתב של המארגן האקדמי של הכנס/ממונה הקרן, עם פרטיו המלאים. על המכתב לכלול בקשה לפתיחת סעיף תקציבי, שם הכנס, תאריך הכנס, מקורות מימון משוערים ושמו של אחראי הכנס שהוא גם האחראי לסעיף התקציבי, והינו חבר סגל אקדמי.
• תכנית פרסום הכנס- בשלב הראשוני, ניתן לצרף תכנית טנטטיבית אך יש לציין בהערות מתי תוגש תכנית הכנס הרשמית שפורסמה.
• רשימת משתתפים- בשלב ראשון רשימת מוזמנים או גופים מהם הוזמנו אנשים, לדוגמה – חברי האגודה הישראלית לרובוטיקה או סגל בית החולים סורוקה - יש לדאוג לעדכנה בהמשך ברשימת נוכחים מדויקת.
טופס תצהיר ניגוד עניינים.
משיכת כספים מהתקציב תתאפשר בתנאים הבאים:
• יתרת כספים מתאימה להוצאות
• הצגת תכנית תקציבית- הכנסות עתידיות מול הוצאות משוערות
• מספר משוער של משתתפים מהארץ ומספר משוער של משתתפים מחו"ל.
(ההפרדה בין אזרחים ישראלים לאורחים מחו"ל נדרשת לטובת חישובי מס)
מחלקת הרכש
מומלץ להיפגש עם נציג מחלקת הרכש בתחילת תהליך הכנת הכנס: אנשי קשר במדור קניינות
לתשומת לבכם, בטרם פנייתכם לספקים יש לוודא מול מחלקת הרכש האם הם ספקים מאושרים של האוניברסיטה ומהם נהלי העבודה מולם.
במידה וברצונך לעבוד עם ספק שאינו רשום באוניברסיטה יש לבקש מהספק את המסמכים הבאים
ולצרפם לטופס פתיחת ספק:
• אישור ניהול ספרים.
• אישור ניכוי מס במקור.
• אישור רישום חברה ברשם החברות- במידה ורלוונטי.
• טופס מאושר וחתום ע"י רו"ח ו/או עו"ד ו/או בנק להעברה (נמצא בתוך טופס פתיחת ספק).
• ספק שהינו עוסק יחיד - ניתן לצרף צילום שיק הנושא את פרטי חן הבנק במקום אישור רו"ח/עו"ד/בנק.
• לוגו חשבונית.
• לספקי מזון יש לבקש בנוסף אישור משרד הבריאות ואישור על הובלת מזון בקירור.
חברת כנסים/רישום
ישנן מספר אפשרויות לארגון כנס:
• ארגון עצמי- בכוחות פנים מחלקתיים / פקולטיים (אנשי מנהלה, סטודנטים וסגל אקדמי).
הרשימות הבאות מהוות המלצה בלבד, לא מדובר בספקים שלהם הסכם עם האוניברסיטה:
• ארגון ע"י חברה חיצונית
ארטרא
כנס
IGT
Innovision
מנטבר
• ארגון עצמי תוך ניהול הרישום וגביית תשלום ע"י חברה חיצונית
בדרך כלל חברת רישום בונה את אתר האינטרנט, יכולה לגבות תשלום באופן מקוון ואף יכולה לספק שירותי דיילות והפקת תגי שם לפי בקשה.
eventact
X tag
mynet
רג-אין
להתקשרות בסכום של עד 100,000 ₪ יש צורך להציג 3 הצעות מחיר.
במידה ועלות ההתקשרות עולה על 100,000 ₪, יש לפנות לרמ"ד התקשרויות ומכרזים רחל גרטל.
לאחר אישור ועדת האירועים - יש לתאם מפגש עם הביטחון, בטיחות ומשק, לאישור סופי והספקות לוגיסטיות נדרשות: ניקיון, ציוד הגברה, וכמובן אישור בטיחות לאירוע.
יש להגיש בקשות לקיום אירוע לפחות חודש טרם קיומו.
מימון אוניברסיטאי
א. קרן הנשיאה: לשם קבלת מימון מקרן הנשיאה
יש למלא את הטופס " בקשה לתמיכה כספית/ מימון - מקרן הנשיאה" ולהעבירו לאישור של דיקן הפקולטה הרלבנטי. את הבקשות החתומות יש להעביר
ללשכת הנשיאה - לדוא"ל ritaf@bgu.ac.il או לפקס: 6472991 – 08 להמשך טיפול.
בשאלות נוספות, ניתן לפנות לריטה ספקטור מלשכת הנשיאה בטלפון: 08-6461211
תכנון סדר יום (תכנית הכנס)
• בניית תכנית הכנס שכוללת מרצים, נושאי ההרצאות, משך ההרצאה,
• הפסקות: לכיבוד קל, ארוחות, פעילויות חברתיות, סיורים והופעות.
טיפ: בכנסים בהם הקהל מגיע ברכבת כדאי להתחשב בלוח הזמנים של הרכבות.
ניתן למצוא הוראות הגעה לאוניברסיטה בתחבורה ציבורית או רכב המצורפות בקובץ נפרד בשפה האנגלית, אותו ניתן לשלוח לאורחים.
גביית דמי רישום
האופציות הקיימות כיום לגביה של דמי רישום:
1. העברה בנקאית.
2. תשלום בכרטיס אשראי באמצעות שיחה טלפונית עם מדור גזברות (שולי צרפתי).
3. משלוח המחאה לפקודת האוניברסיטה.
4. תשלום במעמד הכנס (או לפניו) לחבר הסגל או ליחידה עורכת הכנס בהמחאה לפקודת האוניברסיטה ו/או מזומן.
הנחיות כלליות:
• בכל אחת משלוש האופציות הראשונות תופק קבלה למשלם על ידי הגזברות או הנה"ח.
• באופציה הרביעית, תופק קבלה ידנית למשלם (ראה הערה 4).
• במידה והמשתתף מבקש חשבונית לצורך תשלום - הדבר אפשרי. יש לפנות לאירית סלמה - אחראית גביה ולקוחות ממדור הנה"ח, דוא"ל: isalama@bgu.ac.il
• יש למלא טופס בקשה להוצאת חשבון.
הערות לנ"ל (בהתאם למספור לעיל) :
1. מחייב מתן נתוני חשבון הבנק של האוניברסיטה. על המשלם/חבר הסגל לדאוג כי האסמכתא/אישור התשלום יועברו לגזברות (במייל/פקס) לצורך זיכוי הסעיף התקציבי.
2. מחייב תאום מוקדם עם הגזברות ומתן נתונים הכרחיים כגון גובה דמי ההשתתפות, סעיף תקציבי לזיכוי וכדו'.
3. חבר הסגל יעביר את ההמחאה לגזברות להפקדה והפקת קבלה.בהתאם לנוהל תקבולים 07-014 של אגף כספים - באמצעות פנקסי קבלות ידניים שימולאו על ידי היחידה עורכת הכנס. מחייב קבלת הדרכה ופנקסי קבלות משולי צרפתי.
בהתאם לנוהל תקבולים 07-014 של אגף כספים - באמצעות פנקסי קבלות ידניים שימולאו על ידי היחידה עורכת הכנס. מחייב קבלת הדרכה ופנקסי קבלות משולי צרפתי.
