נוהל אספקת ריהוט

1. כללי:
ריהוט מסופק באוניברסיטה על פי קריטריונים של בעלי תפקידים .
הקריטריונים מגדירים רמת הריהוט וסוגי הפריטים לכל בעל תפקיד.
הריהוט שייך למבנה אלא אם הוחלט אחרת על ידי הנהלת האוניברסיטה.
שינוי מיקום של בעל תפקיד, לא בהכרח יאפשר העברת תכולת הריהוט, למיקום החדש.

2. מטרה:
מטרתו של נוהל זה היא לתמצת את נוהל אספקת ריהוט באוניברסיטה ולפרט את האפשרויות השונות.

2.1 הריהוט מסופק על חשבון תקציב האוניברסיטה במקרים הבאים:
2.1.1 בעת בניית בנין חדש.
2.1.2 בעת מעבר יחידות ממשרדים במבנה אחד למשרדים במבנה אחר,
 וכאשר קיימת החלטה שלא יועברו הרהיטים עם היחידה העוברת.
2.1.3 בעת ביצוע שיפוצים/שינויים/התקנות המחייבות שינויים מהותיים
במערך הריהוט.
2.1.4     בעת קליטת עובד תקני חדש אשר הוקצה לו משרד שאינו מרוהט.

2.2  ריהוט מסופק על חשבון תקציבן השוטף של היחידות כאשר:
2.2.1  חסר ריהוט תקני.
2.2.2  קיים ריהוט מיושן מאוד ומפקח הנגרות מצא שיש הצדקה
 להחליף את הריהוט הישן בריהוט חדש.

2.3 ריהוט מסופק ע"ח סעיף מחקר, עבור הכשרת מעבדה/משרד לצורכי מחקר.

3. מסלולי אספקת ריהוט:
3.1 מסלול בינוי – בעת בניית בניין חדש, הריהוט יתוקצב מתקציב ההקמה של המבנה.  במקרה זה הריהוט הוא חלק מתכנית המבנה ואספקתו באמצעות ובאחריות אגף הבינוי. קיימת אפשרות , במקרה של חוסר בתקציב, שהיחידה תעבור למבנה החדש עם הריהוט הקיים במשרדים הקודמים.
3.2 מסלול מחלקת רכש:        
- מתקציב ייעודי של האוניברסיטה.
- מתקציב שוטף של היחידות.
- מתקציב שוטף של מחקר.

4. הזמנה ואספקת ריהוט:
(במסגרת זו נכללים גם וילונות,שטיחים, PVC, לוחות מחיקה ולוחות שעם.
הזמנת כיסאות, שלא במסגרת פרויקטים – מתבצעת ישירות מול הקנין במחלקת הרכש.)

4.1 היזם ימלא טופס מלווה לרכישת ריהוט ,יפרט את סוגי הפריטים המבוקשים,
סיבת הדרישה והמקור התקציבי – ויחתים את רמ"ן/ רמ"ח היחידה
4.2 את הטופס החתום יש להעביר רמ"ד פרויקטי בינוי אשר יבחן:
4.2.1 את הצורך ברכישת ריהוט.
4.2.2 האם סוגי הריהוט הינם תקניים למשרד/ים ולבעלי התפקידים
עבורם מוזמן הריהוט.
4.2.3 יטפל בהצעות מחיר לפריטים הנדרשים וימליץ על הספק/ים.

4.3 הריהוט יוזמן על ידי מחלקת רכש .
4.4  באחריות היוזם העברת העתק הטופס המלווה , חתום ומאושר ע"י כל הגורמים המאשרים והצעת המחיר כאסמכתא להזמנה.

4.5 תשלום לספק יבוצע, רק לאחר קבלת המוצר וציון האישור על גבי החשבון.
 
הערות:
א. במסגרת רכש ריהוט לעבודות שינויים והתאמות על ידי מחלקת הבינוי תוגש הזמנת ריהוט רגילה לרכש ללא טופס מלווה. 
ההזמנה תהיה חתומה על ידי רמ"ד הממונה על העבודה מטעם מח' הבינוי.

ב. כל דרישה שתועבר לרכש לצורך הצטיידות בריהוט שב"סל הקליטה", בגין חבר סגל חדש, צריכה לקבל את אישור אגף משאבי אנוש 
(מחלקת סגל מנהלי או אקדמי בהתאם לעניין).  הטיפול ברכש הינו באחריות מחלקת משק.

4.5 הגבלות:
4.5.1 לא ניתן להזמין ריהוט במסגרת הזמנה מיוחדת. הנחיה זו הועברה לכל ספקי הריהוט.
חשבונות שיגיעו מספקים שלא על פי הנוהל, לא יכובדו ועל המזמין יהיה להחזיר את הריהוט לספק!.
4.5.2 כל ההזמנות יהיו לרהוט תקני בלבד.  יש לפרט את מטרת הרכש ולמי הוא מיועד.

5 אספקת רהוט משומש: 
ניתן להזמין ריהוט משומש באמצעות מחלקת המשק. גם  במקרה זה יש למלא טופס הזמנה אשר בו תצוין מטרת ההזמנה  ועבור מי מוזמן הריהוט. ככלל, גם אספקת ריהוט משומש, תהיה על פי הקריטריונים המגדירים רמת הריהוט וסוגי הפריטים לכל בעל תפקיד

6 ריהוט תקני:
6.1.1 צבע ריפוד: על פי בחירת המזמין ועל פי אפשרות הספק.
6.1.2 ריהוט בהזמנה על פי תקני בעלי התפקידים.

7 שטיחים: 
יסופקו על פי תקן לבעלי תפקידים שהוגדרו כזכאים לכך.סוגי השטיחים הוגדרו ע"י מחלקת הבטיחות ואין לחרוג מהם.

8 חריגות: 
חריגות מהתקן המאושר יועברו לאישור סמנכ"ל לוגיסטיקה לפני הרכישה.
 
9 הערות כלליות:
1. ציוד תעשייתי יהיה בעל תו תקן.
2. שטיחים יהיו בעלי תו תקן המאושר ע"י מחלקת בטיחות.
3. התקנת מדפים, על קירות בנויים וקירות גבס, תבוצע ע"י גורם מוסמך ומקצועי בלבד, עם החיזוקים הנדרשים לפי המקרה.
4. אישור חריג יינתן בכתב סמנכ"ל לוגיסטיקה.

טפסים: