בחיפוש בקטגוריה של כותר או מילת מפתח יש להשמיט את ה"א הידיעה כשהיא מופיעה במילה הראשונה. לדוגמה:"אינטרנציונל הסוציאליסטי" ולא "האינטרנציונל הסוציאליסטי". במילות מפתח בנות מילה אחת כמו "השואה" הושארה ה"א הידיעה. מילות המפתח נכתבו לפי כללי הכתיב חסר הניקוד, להוציא שמות היישובים. לדוגמה: "פתח תקוה" – ולא "פתח תקווה".
מקום או פורום בו נאם בן-גוריון צויין במילה מקום בסוגריים עגולים. לדוגמה: "אוניברסיטה עברית (מקום)" בא לציין שבן-גוריון נאם באותו מקום. לעומת זאת, "אוניברסיטה עברית" בלבד בא לציין ששם מוסד זה נזכר באותו מסמך. כך גם לגבי שמות מקומות: "תל אביב" בא לציין שהעיר תל אביב נזכרת במסמך. "תל אביב (מקום)" מכוון לנאום שנשא בן-גוריון בתל אביב או למסמך שכתב שם.
בכל מקום שנזכר המונח "ארץ ישראל" במילת מפתח הכוונה לתקופה של עד הקמת המדינה. לתקופה שלאחר קום המדינה השתמשנו במונח "ישראל" או "מדינת ישראל".
כותרת או חלק מכותרת שלא נמצאים בטקסט סומנו בסוגריים מרובעים.
לפריטים מתוך ספרים יש שני תאריכי פרסום. בשדה הראשון: "תאריך הפרסום", מופיעה השנה בלבד, לדוגמא, 1998. בשדה השני: "תאריך פרסום מדויק" יופיע התאריך 01/01/1998. הספר לא יצא בראשון לחודש ינואר. הוספנו תאריך זה כדי להקל על הסידור הכרונולוגי.
