לפני כעשרים שנה הוחלט להעביר את ארכיון בן-גוריון למדיה דיגיטלית שתאפשר למעיינים ולחוקרים מהארץ ומחו"ל, בכל מקום וזמן לקרוא את התיעוד החשוב האצור בו. כך החל תהליך הקִטלוג הממוחשב, הסריקה האופטית ולראשונה גם ה- OCR בעברית, שאפשרו לדלות באמצעות רשת האינטרנט את המידע מהמסמכים, ברמת טקסט מלא ו/או מטה-דטה, ולקבל גם את תמונות (images) המסמכים. תוכנת OCR בעברית פותחה והותאמה לצורכי הפרויקט בידי חברתERA מתל-אביב. אחזור המידע התבצע בעזרת מנוע אחזור (XRS) של חברת 2001.
יוזמי הפרויקט האמינו שלנגישות הקלה וליכולת הדלייה של מידע מקוון בהיקפים נרחבים, יש ותהיה השפעה מרחיקת לכת על המחקר במדעי הרוח והחברה בכלל ועל המחקר ההיסטורי של הישוב, המדינה והציונות בפרט. הרציונל המחקרי של פרויקט המחשוב של ארכיון בן-גוריון ותיאור שלב הפיילוט היישומי פורסמו לראשונה ב-1991 בידי יוזם הפרויקט ד"ר טוביה פרילינג בכינוס האיגוד הישראלי לעיבוד אינפורמציה (איל"א). וכן ב-1995 בכנס בין-לאומי בתל-אביב מטעם אוניברסיטת תל-אביב ואוניברסיטת אוקספורד בנושא:
Retrospective Digitizing of Existing Archives: the Ben-Gurion Archives Project
וב- 1996 במוסקבה, בכינוס בין-לאומי Association of History and Computing.
הרציונל המחקרי של פרויקט המחשוב של ארכיון בן-גוריון הוצגו על ידי יוזמי הפרויקט; פרופ' טוביה פרילינג ומנהלת מערך המחשוב במכון בן-גוריון לחקר ישראל והציונות הגב' נלי אורן אשר ליוותה את הפרויקט מראשיתו ועד יציאתה לגמלאות בשנת 2012.
פרויקט המחשוב והדיגיטציה שעבר ארכיון בן-גוריון הוצג במספר כנסים בינלאומיים ביניהם כנס של איל"א (האיגוד הישראלי לעיבוד אינפורמציה) בשנת 1991, כנס משותף לאוניברסיטת תל-אביב ואוקספורד בשנת 1995, כנס מטעם Association of History and Computing במוסקבה בשנת 1996, כנס בטולדו שבספרד בשנת 1998 ובכנס בינלאומי של ארכיונאי המוסדות להשכלה גבוהה.
בקיץ 2010 שודרגה מערכת המחשוב של ארכיון בן-גוריון למערכת המחשוב IDEA@ARC של חברת אידאה מערכות מידע.
פרויקט השדרוג כלל אפיון ומיפוי האוספים ומחשוב של כל שבעת מאגרי המידע בארכיון, בהם אינוונטר הארכיון של בן-גוריון, מאגר חטיבות ותתי-חטיבות, ומאגרי הספרייה השונים. בהמשך, הוסבו יותר מרבע מיליון פריטים מהמערכת הקודמת ובוצעו קישורים היררכיים בין רמות החטיבות, תתי-החטיבות והתיקים.
באמצעות מערכת IDEA@ARC , המאפשרת אינטגרציה בין מאגרי מידע שונים, יכול ארכיון בן-גוריון לנהל את כל אוספיו המגוונים על בסיס נתונים משותף אחד, לאפשר חיפוש על כל המאגרים יחדיו ובנפרד ולקבל בתוצאות החיפוש meta data,טקסט מלא של המסמך וכן קובצי מולטימדיה. כמו כן, התיעוד נגיש גם באמצעות דפדוף בתיקים וירטואליים. המעיין מדפדף בתיקי הארכיון ורואה את המסמכים בדיוק כפי שהיה רואה אותם אילו היה מגיע לארכיון. ממשק ה-Web המתקדם והידידותי שהוטמע במערכת IDEA@ARC מעניק לארכיון בן-גוריון את היכולת להציע למשתמשיו נגישות מהירה, פשוטה ומרבית למידע. חוקרים ותלמידים המסתייעים בחומרי הארכיון לצורכי מחקר והעשרה יכולים לקבל כיום סיוע ביבליוגרפי מקיף מאד ולאתר מסמכים ביעילות רבה.
את הפרויקט הזה יזם, ניתב וניהל צוות משותף של מכון בן-גוריון לחקר ישראל והציונות מתחומי הארכיונאות, ההיסטוריה והמחשוב ואנשי מערך המחשוב של אוניברסיטת בן-גוריון בנגב.
יוזמי הרעיון
מכון בן-גוריון לחקר ישראל והציונות
פרופ' טוביה פרילינג, חוקר במכון בן-גוריון לחקר ישראל והציונות
מר גד כוכבא ז"ל, חלוץ המחשוב במכון בן-גוריון
מערך המחשוב באוניברסיטת בן-גוריון
מר נפתלי אלקין ז"ל, מנהל המערך (1980-2000)
מר שמואל גרובר, מנהל המערך (2000 ואילך)
פיתוח, הקמה וניהול
מר נפתלי אלקין ז"ל, ד"ר טוביה פרילינג
מר שמואל גרובר, מר גד כוכבא ז"ל
גב' מרינה מרקוס, גב' נילי אורן
מר קלמן נפתלי, גב' חנה פינשאו
מר פיני אלביליה, מר יוסף ליטוס
זכויות יוצרים על התוכנות ופיתוחן שמורות לחברות (חברות אלו היו חלוצות המחשוב):
2001- שרותי מערכות ומחשבים בע"מ
כיום הארכיון והספרייה ממוחשבים בתוכנת אידאה מערכות מידע (Idea Information Systems).
