לאחר דיון הוועדה המחלקתית המתאימה במועמדות וקבלת החלטה על התחלת תהליך גיוס המועמד/ת, תועבר הבקשה לדיקן הפקולטה. הדיקן יעביר את הבקשה לאישור ועדת קליטה. ממועד זה ראש המחלקה יפעל בשלושה מסלולים:
1. ועדת קליטה
2. סל קליטה מחקרי - סגן הנשיא למחקר ופיתוח
3. אגף בינוי ואחזקה
**אישור ועדת הקליטה הוא תנאי הכרחי לקליטת מועמד/ת.
4.1. ועדת קליטה
עוד קודם שניתן להציע הצעה, ועדת קליטה בראשות הרקטור נדרשת לאשר את התאמתו/ה האקדמית של המועמד/ת.
4.2. סל קליטה מחקרי - סגן הנשיא למחקר ופיתוח
הדיון בסל הקליטה יתקיים רק לאחר סיום הדיון בוועדת קליטה.
הרמ"ח יסייע למועמד/ת להרכיב רשימה מפורטת של ציוד מעבדה נדרש, כולל מחירים. ניתן להסתייע בסגל המחלקה במידה שיש בעל תפקיד שמרכז רכישות ציוד מעבדה. במידה שלא, המועמד/ת יציג/תציג מחירים שהתקבלו על ידו/ה מספקים ישראלים. כמוצא אחרון, המועמד/ת יעביר רשימת מחירים שהתקבלו מספקים במקום ממנו מגיע/ה.
על הרמ"ח לבחון את הרשימה ולאשר שמדובר ברשימת ציוד סבירה. עלויות שניתן לממן מתוך מענקי מחקר לא יכללו בסל הקליטה (לדוג': משכורות טכנאים, דמי שירות, וכו'). עם זאת, במידת הצורך, 10% מכספי סל הקליטה יכולים לשמש למימון עלויות מקובלות כאלה (למשל כימיקלים, עלות שעות סטודנט, ציוד משרדי, וכיו"ב). תפקיד הרמ"ח הוא לבחון את הרשימה באופן ביקורתי (לדוג', אין צורך ברכישת 16 מחשבים בשלב הראשוני של הקמת מעבדת מחקר, כיוון שייקח זמן לגייס מס' כזה של סטודנטים).
הרמ"ח יבחן את רשימת הציוד ויקבע האם נדרשת תשתית מיוחדת לציוד זה. תשתית מיוחדת יכולה להיות לדוגמה, צורך במים מטוהרים, אספקת חשמל יציבה (גיבוי גנרטור) וכו'. כמו כן, יש לקבוע האם קיימות דרישת בנייה מיוחדות למעבדה, (לדוגמה: צורך בחדר חושך, רצפה המסוגלת לתמוך במכונות/ציוד כבד וכו').
כאשר רשימת הצרכים לקליטה הושלמה, וישנה הערכה לגבי העלויות הכרוכות ברכישת הציוד ולגבי צרכי התשתיות המיוחדות ודרישות הבנייה, על הרמ"ח לבקש לתאם פגישה עם סגן הנשיא למחקר ופיתוח. ניתן להזמין לפגישה זו גם את דיקן הפקולטה. כעת יתחיל המו"מ על סל הקליטה. חשוב שהרמ"ח ייצג את המועמד/ת מחד, אך יהיה מודע לשיקולי ואילוצי האוניברסיטה מאידך.
ניהול המו"מ יהיה אפקטיבי יותר במידה שהרמ"ח יהיה מודע למקורות המימון הזמינים לצורך קליטת המועמד/ת (לדוג' iCore, וכו').
4.3. אגף בינוי ואחזקה
על מנת לאפשר קליטה מוצלחת של מועמד/ת, יש צרך בפעולות מתואמות של גורמים רבים ושונים בתוך האוניברסיטה. כדי לאפשר את תיאום התכנון והעבודה של הגורמים השונים, נדרש לאסוף את כל הנתונים הרלוונטיים מוקדם ככל האפשר.
לאחר בדיקת הדרישות התקציביות והתשתיתיות, יש לקבל אישור לקליטה מהמנכ"ל ומסגן הנשיא למו"פ.
