איך לארגן אירוע ולהבטיח את הצלחתו?
הצלחתו של אירוע תלויה בכמה משתנים התלויים זה בזה. התהליך מורכב ודורש חשיבה, תכנון מוקדם, מקצועיות וניסיון. ישנן חברות המסייעות בארגון אירועים, אולם אם החלטת לארגן את האירוע באופן עצמאי, להלן מידע וכלים שיסייעו לקיום האירוע ויבטיחו את הצלחתו. המידע כולל שלבים בתכנון ובהפקת האירוע, ארגון, ספקים, ממלאי תפקידים ורשימת אולמות.
שלבים בתכנון ובהפקת אירוע:
קביעת סוג האירוע (טקס, כנס, יום עיון).
קביעת מטרת האירוע (קידום המחקר, גיבוש הסגל, לימוד, העלאת מודעות, הוקרה, הצגת פרויקטים).
קביעת קהל היעד (סגל אקדמי, סגל מנהלי וטכני, סטודנטים, עמיתים, אורחים).
הכנת תקציב (הוצאות והכנסות). בבניית התקציב יש לתת את הדעת לכמות המשאבים (דמי השתתפות, חסויות, תרומות ועוד) העומדת לרשות מארגן האירוע.
*מידע על פתיחת סעיף תקציבי נמצא באתר מחקרים וקרנות תחת בקשה לפתיחת קרן/מעבדה/כנס.
קביעת תאריך ומקום
ארגון הפקה וביצוע
קבלת אישורים
