קיומו של אירוע ותפעולו מותנה בקבלת אישור ראשוני מהיחידה לקשרי
ציבור שאחראית על האירועים. בתחומי הפקולטה ולאחר מכן, מאישורים של הגורמים
המצוינים מטה:
ועדת אירועים
בוועדת האירועים יושבים נציגים מהמשק, בטיחות ובטחון. האוניברסיטה
מתירה ארגון אירועים רק אם אושרו על-ידי ועדת האירועים. כדי לקבל אישור יש למלא את
טופס ועדת אירועים,
להעבירו ליחידת קשרי ציבור לאישור ולאחר מכן לרכזת ועדת האירועים: מיכל
שביט shavitm@bgu.ac.il
טל': 61265
*עם קבלת הטופס, הוועדה מזמנת את המארגן לקבלת מידע נוסף.
ביטחון
לכל אירוע יש להזמין אבטחה דרך מערכת הזמנות אבטחה לאירועים
ולסיורים. במקרה והוזמנה אישיות בכירה כגון שר, שגריר, ח"כ, יש לעדכן את
הביטחון מבעוד מועד.
להזמנה יש להיכנס לקישור הבא.
במידה ואין בידך הרשאה למערכת, ניתן לקבלה באתר יחידת הביטחון.
עם קבלת ההזמנה, תשלח למארגן הודעה על-ידי הביטחון באם יש צורך
באבטחה.
אספקה, רכש והתקשרויות
לכל אירוע יש להוציא הזמנת עבודה לספק שנבחר. בהתאם להנחיות
האוניברסיטה, יש לקבל לכל שירות הצעות מחיר. במידה וברצונך לעבוד עם ספק שאינו
רשום באוניברסיטה, יש לפתוח לו תיק ספק במחלקת רכש והספקה.
