1. יש להשתמש בהודעה שנשלחה אליכם כהצעה ע״י מחלקת השיווק, להעתיק אותה מגוף המייל כולל רכיב הנגישות (copy/העתק) להודעת דוא"ל חדשה בתוכנת ה- outlook. חשוב: אז ניתן לערוך אותה - להוסיף את שם המחלקה, מיקום ושעת המפגש המחלקתי או לשנות נוסח, לפי ראות עיניכם.
2. לחלופין, ניתן לעצב הודעה אחרת ישירות ב- outlook, בתוכנת ה- word או במערכות ייעודיות לעיצוב דיוורים, דוגמת smoove.io, ולהעתיק אותה (אם לא עוצבה ב-outlook) להודעת דוא"ל חדשה ב- outlook.
3. את ההודעה שהכנתם לעיל יש לשלוח באאוטלוק למייל:massmail@gezer.bgu.ac.il אך ורק מכתובת המייל של בעל/ת הרשיון לתוכנת המאס מייל. ההודעה תמתין עבורכם במערכת המאס מייל (ראו מטה).
4. יש להיכנס למערכת ה-MASSMAIL
5. יש לבחור את אוכלוסיית הנמענים הרלוונטית להודעה:
במקרה של המתקבלים החדשים, יש לבחור ״בניית קבוצות אוכלוסיה״ ו/או ״מתקבלים למחלקה״. במידה שאינכם רואים את האפשרות לשלוח לאוכלוסייה זו, ייתכן שאין ברשותכם רשיון לשליחת הודעות למתקבלים. במקרה זה על רמ"ח המחלקה לשלוח בקשה לדרור ליטן (katand@bgu.ac.il) לפתיחת הרשאה למשלוח הודעות למתקבלים החדשים למחלקה עבורכם.
[במידה שאין לכם אפשרות כזו ואין לכם הרשאה לשליחת מייל למתקבלים, אנא ראו אפשרות נוספת מטה - הוצאת דו״ח מתקבלים למחלקה ממערכת האריסטו. במקרה זה אפשר פשוט להעתיק את כתובות המייל של המתקבלים שיצאו מה דו״ח לתוך שדה ה-״עותק נסתר״ (או bcc) באאוטלוק, ולשלוח את ההודעה שהכנתם לעיל]
6. אחרי בחירת האוכלוסייה של המתקבלים יש לבחור "לשליחת הודעה שהוכנה מראש"
7. במסך הבא רואים את רשימת ההודעות המעצבות שהוכנו על-ידך. בשלב זה קיימת אפשרות לשנות את כתובת השולח של ההודעה, כך שהנמענים יראו כתובות אחרת מהכתובת של המשתמש (למשל לכתובת מזכירות המחלקה).
8. על פי חוק הנגישות חובה להנגיש את כל ההודעות המעוצבות המיועדות לסטודנטים ולכן יש לאשר שההודעה הונגשה כראוי (ההודעה שהוכנה עבורכם ע״י השיווק הינה מנוגשת כראוי).
9. יש לבחור ברשימה את ההודעה שרוצים לשלוח (פגי הנראה זו תהיה ההודעה האחרונה - העליונה ברשימה) וללחוץ על "המשך לשליחת TEST COPY" בשורת ההודעה.
10. טיוטת הדיוור תשלח לתיבת הדואר הנכנס שלך על מנת שתוכל/י לבחון את התוצאה. אם אינך מרוצה מהתוצאה, יש לחזור לשלב הראשון. אם הנך מרוצה מהתוצאה ב- test copy וברצונך להפיץ את ההודעה, יש ללחוץ על "אישור סופי להפצת ההודעה" במערכת המאס מייל.
11. ההודעה תישלח בתוך שעתיים.
כיצד להשתמש בדו"ח המתקבלים למחלקה ממערכת ה"אריסטו"
הערות:
השדות הלבנים הם שדות חובה (שנה, סמסטר, מחלקה ותואר)
בעמידה על השדה ולחיצה כפולה על הכפתור השמאלי ייפתח חלון עם הערכים האפשריים לשדה.
ניתן למיין את האוכלוסיה לפי פרמטרים נוספים: משלמי מקדמה, מקבלי פרס כניסה, עדיפות הרשמה
כמו כן, ניתן לשלוף אוכלוסיות לפי תאריכי הקבלה.
ניתן להציג את הדוח על המסך או להדפיסו
הדו"ח כולל: שם, מחלקה ,כתובת המגורים, טלפון, כתובת המייל.
את משלוח המכתבים בדוא"ל ניתן לבצע באמצעות המסך "בניית קובץ אימיילים עבור מתקבלים במחלקה".
ניתן להעתיק את כתובות המייל לשורת הנמענים To: או BCC: (כדי להבטיח שהמתקבלים לא יהיו חשופים לכלל כתובות המייל של עמיתיהם) בחלונית דוא"ל ב-Outlook ולשלוח ישירות מתיבת הדואר שלך.
