המחלקה לארגון ושיטות מבנה ארגוני

ביצוע בחינות ארגוניות תפעוליות ותוכניות להתייעלות

מטרת הבחינה הארגונית - תפעולית היא לשפר את ביצועיה של היחידה, להטיב את השירות ללקוח, לסייע לה להשיג את יעדיה ולנצל ביתר אפקטיביות את המשאב האנושי. בבחינה הארגונית - תפעולית ניתן מענה לשיפור תהליכי עבודה, ממשקי עבודה, נהלי עבודה, הגדרת סמכויות ואחריות, מערכות המחשוב וציוד, היקף כוח אדם, ספקים, לקוחות ועוד.

שיפור שיטות ותהליכי עבודה, הקמת קבוצות שיפור תהליך (קש"ת) וליווין

שיפור וייעול תהליכים, סוגיות או שירותים חוצי ארגון או יחידתיים, לשם הגברת יעילות השימוש במשאבי האוניברסיטה או היחידה. זאת ע"י בניית קבוצות שיפור עבור תהליכים או נושאים דורשי מענה תוך זיהוי הבעיות, הצגת מצב קיים וחלופות לפתרון, השוואת החלופות, המלצה על חלופה מומלצת וליווי הטמעת היישום.

תקנון כ"א

בחינת נחיצות היקף ותוספות משרות. שימוש בכלי הנדסת תעשייה וניהול - חקר עבודה, ניתוח מדידות עבורה רב תצפיתי (רת"צ), מדידות עבודה ישירות וניתוח רגרסיות ליניאריות רבות משתנים.

ניתוח עיסוקים והבניית תחומי סמכות ואחריות

הגדרת שם משרה, תיאור משרה, דרישות תפקיד, מתח דרגות, דירוג ודרגה כולל הגדרת סמכות ואחריות במימד המשרה ובמימד היחידה הארגונית וכן כפיפות ישירה וכפיפות עקיפה.

ביצוע וניתוח משובים, סקרי שביעות רצון ואיתור צרכים

הערכת שביעות רצונם של הסטודנטים מרמת השירות הניתן להם ע"י הסגל המנהלי, זיהוי חוזקות וחולשות בשירותים (פיזיים ומזכירותיים) הניתנים ע"י היחידה וזיהוי צרכים ודרישות בלתי מסופקים של הלקוחות.

הסקר מופק ומנותח בעזרת מערכת אינטרנטית.

פיתוח מדדים לביצוע, להצלחה ולבקרה ארגונית

מיפוי ואפיון מפורט של יעדי האוניברסיטה בתחומים הרלוונטיים ויעדי יחידות הנגזרות מהם וגיבוש רשימה של מדדים פוטנציאלים הנגזרים מן היעדים השונים תוך שימוש במודל Balanced Scorecard.

מאפשר שליטה ובקרה רציפה, זיהוי מגמות, איתור חריגות, קבלת החלטות המבוססות על מידע זמין ועדכני וכן השגת שיפור מתמיד בתהליכים ע"י מדידה, לצורך השוואת תוצאות ובחינת מגמות על ציר הזמן.

אפיון, הקמה והטמעת מערכות ניהול איכות – מנ"א – ISO9001; 2008

הסמכת יחידות ארגוניות לתקן איכות. התקן מגדיר כלים לניהול האיכות, המאפשרים ליחידה לעמוד באופן שיטתי בדרישות לקוחותיה, לשביעות רצונם, תוך אימוץ תפישה של שיפור מתמיד. סדרת תקני ISO 9000 מבוססת על כמה עקרונות ניהול איכות וביניהם התמקדות בלקוח, מנהיגות, מעורבות עובדים, סקר הנהלה, שיפור מתמיד ועוד.

תכנון פונקציונאלי והתייחסות לפרוגראמות

התאמת תכנון פונקציונאלי של יחידות קיימות, בהתאם לבחינת מבנה ארגוני ותהליכי עבודה, מסייעת לשיפור תפעול היחידה והיבטים בעייתיים במצב הקיים, הנובעים מתכנון פונקציונאלי לוקה בחסר. העקרונות המנחים בתכנון הם תמיכה בזרימת תהליכי העבודה ובמבנה הארגוני, קשרי זיקה בין המחלקות, משרדים ופונקציות שונות, תכנון וניצול מיטבי של השטחים הקיימים ומענה להתאמת תחנת עבודה לעובד.

אפיון והגדרת דרישות למערכות מידע

שיפור כלי ניהול ומערכות תומכות במסגרת עבודות או"ש, תוך דגש על היבט ארגוני תפעולי, תמיכה ארגונית תפעולית בגורמי המחשוב באוניברסיטה ואפיון תהליכים חוצי ארגון מתוך ראיה כוללת. אפיון המערכת נעשה ע"י מיפוי התהליכים וניתוח משמעויות תפעוליות של הקמת מערכת, בניית פתרון תפעולי ע"י שיפור תהליכים קיימים, בחינת הגדלת השימוש במערכות המידע הקיימות ואפיון שיפורים נדרשים במערכות הקיימות או אפיון מערכות חדשות.

פיתוח טפסים מקוונים (טיסנים)

פיתוח והכנסת הטפסים המקוונים למערך העבודה באוניברסיטה לשם שיפור השירות, ייעול זרימת המידע בתהליכי עבודה, תיעוד הנתונים הנאספים.

עדכון וכתיבת נהלים אוניברסיטאיים והוראות עבודה יחידתיות

עדכון נהלים מבטיח שיגרת עבודה תקינה, יעילה, איכותית ומבוקרת. כמו כן מבטיח עמידה ברמת איכות גבוהה ע"י שאיפה לשיפור והתייעלות ותיעוד תהליכים. עדכון וכתיבת נהלים חדשים נעשה ע"י מיפוי ארגוני תפעולי, ומיון הוראות היחידה והנהלים היזומים או הנדרשים על ידי היחידה.
מנהל המחלקה הינו יו"ר ועדת הנהלים האוניברסיטאית.

מבנים ארגוניים – תכנון, מיזוג ואיחוד, רה-ארגון, ליווי והטמעת שינויים ארגוניים

מבנה ארגוני עקרוני בא לשקף את יעוד הארגון ומטרותיו. מבנה ארגוני פרטני מביא לידי ביטוי את האפקטיביות והיעילות בתהליכי עבודה. ניתן לבנות מבנה ארגוני על בסיס פונקציונאליות, תהליכים, תפוקות ותשומות, פריסה גיאוגרפית, לקוחות או מומחיות.

תכנון מבנה ארגוני מאפשר יישום יעדים, תפקידים ויחסי הגומלין בין אנשים ופעילויות, אספקת מידע על דרישות משרה, הקצאת העבודה והגדרת רמות הניהול.

במהלך העבודה נבחן המבנה הארגוני, כולל מיזוג ואיחוד יחידות בהתאם לצרכי היחידה והאוניברסיטה.

מבנה ארגוני - תפעולי מחלקתי

מציג תמונות

תחומי פעילות המחלקה