תהליך הטיפול לפני הנסיעה ו​אחריה​ זהים גם למלגאים למעט הנקודות המפורטות מטה:

1.      המזכירות האקדמית אחראית על אישור כנסים למלגאים בחו"ל, למעט דוקטורנטים בעלי מינוי בסגל הזוטר המגישים בקשה למזכירות אקדמית.

2.      על הסטודנט היוצא לכנס בחו"ל להגיש בקשה למזכירות אקדמית לפחות 30 יום לפני מועד הנסיעה.

3.      סכומי ההקצבה למלגאים הינם בד"כ קבועים וניתנים לפי סטטוס המלגאי (מאסטרנט,דוקטורנט).

4.      מלגאי החוזר מנסיעה לחו"ל נדרש, עד 30 יום משובו ארצה, להגיש באופן אישי למדור  השתלמויות ונסיעות חו"ל דו"ח  הוצאות הכולל קבלות מקוריות (ראה פירוט בפרק "הגשת דו"ח הוצאות").

5.      באם הוצאותיו המותרות יהיו נמוכות מההקצבה שקיבל  מהקרן, יהיה עליו להחזיר למדור השתלמויות ונסיעות חו"ל את ההפרש העומד לחובתו.

6.      במקרים בהם מלגאי לא הגיש דוחות ו/או לא החזיר חובות, תעוכב זכאותו לתואר עד אשר ישלים חובותיו/יחזיר את ההקצבה שקיבל.