דלג לתוכן העמוד
המחלקה
לקשרי ציבור
הירשמו ללימודים להרשמה

כנסים ואירועים

מדור אירוח כנסים ואירועים

איה בר-הדס
ראש מדור אירוח כנסים ואירועים
08-6461750
barhadas@bgu.ac.il

רחל בן ישי – עוזרת ראש מדור אירוח
08-6461751
rachelby@bgu.ac.il

המדור אחראי להפקת טקסים ואירועים מרכזיים באוניברסיטה כגון אירועי חבר הנאמנים, יום בן-גוריון, כנס באר-שבע לשלום הילד ועוד.

ניתן לפנות למרכזת הארועים, רחל בן ישי,  לקבלת יעוץ לקראת קיום כנסים וארועים המאורגנים ע"י גורמים שונים באוניברסיטה.

 

רשימת מטלות ראשונית להפקת כנס/אירוע באוניברסיטה

  • שמירת אולמות וחדרי ישיבות נדרשים במערכת הממוחשבת או מול מחלקת המשק בטלפון פנימי 61265.  הבקשה תעבור לדיון בועדת ארועים המתכנסת אחת לשבוע. אישור לקיום הארוע יתקבל רק לאחר הדיון בועדת הארועים. ייתכן שהועדה תבקש הבהרות ומידע נוסף לטובת אישור הארוע.

  • תיאום סיור מקדים עם גורמי המשק, הבטחון והבטיחות לאחר קבלת האישור על זמינות האולמות (הגורמים הרלוונטיים יוזמנו ישירות ע"י מחלקת המשק).
    בסיור יש להציג בפני המשתתפים את אופי האירוע, הרכב המשתתפים (אח"מים,  גורמי חוץ וכד') והערכה לגבי מספרם, הציוד הטכני הדרוש ( לדוג' מקרנים, מערכות שמע, שולחנות, פרגודים וכיוב')

  • הפקת חומר פרסומי לכנס: הפקת הזמנות, פרסום ממוחשב , פוסטרים לתליה ברחבי הקמפוס וכד': ניתן להעזר בשירותי יחידת הדפוס של האוניברסיטה או לעבוד מול גרפיקאים חיצוניים. בכל מקרה, יש לשלוח את ההזמנות להגהה ולאישור סופי למחלקה לפרסומים ודוברות.

  • הסטנדרטים הגרפיים וקבצי סמל האוניברסיטה הרשמיים מופיעים באינטרנט וניתנים להורדה. יש להשתמש בקבצים אלו בלבד.

  • בכנסים ואירועים נהוג לתלות שלט הנושא את שם הכנס על דוכן הנואמים. במידה ואין כוונה להכין שלט כזה יש לבקש ממחלקת המשק לתלות שלט כללי על הדוכן הנושא את חתימת האוניברסיטה. במידה ותרצו להדפיס שלט לדוכן הנואמים יש לבקש ממחלקת המשק את מידות השלט המתאים לדוכן הנואמים באולם המוזמן.

  • בארועים בין-לאומיים רצוי לבקש ממחלקת המשק להציב באולם אלומה ובה דגלים של משתתפי הכנס.לנוחיותכם, צירפנו כאן רשימה של בתי עסק רלוונטיים הרשומים כספקי אוניברסיטה. רשימות אילו חלקיות. ניתן לרשום ספקים חדשים מול מחלקת הרכש בהתאם לדרישות האוניברסיטה.

חשוב: במקרה של הזמנת שירות הסעדה ממקור שאינו רשום באוניברסיטה יש לוודא שיש לעסק את כל האישורים הנדרשים כגון אישור משרד הבריאות, אישור להובלת מזון, תעודת כשרות ועוד. את רשימת הדרישות והבירור לגבי מידת ההתאמה של הקייטרינג שבחרתם יש לבצע מול מחלקת הבטיחות של האוניברסיטה. 

רשימת ספקי הסעדה
רשימת ספקי פרחים
גרפיקאים ספקי האוניברסיטה