דלג לתוכן העמוד
אגף
תפעול
הירשמו ללימודים להרשמה

דיווח ובקרה

כל היחידות והמחלקות נושאות בהוצאות עבור שיחות הטלפונים שמבוצעות משלוחות, מטלפונים ישירים, מפקס ומטלפונים סלולאריים וכדו'. 

בנוסף, חלים על המחלקה הוצאות אחזקת הקווים שברשותם, בהתאם לסוג הקו / השלוחה.

החיוב החודשי לשלוחות פנימיות, מתבסס על רשם השיחות, חשבון בזק חודשי וחשבון הספקים הסלולאריים.

החיובים מועמסים על סעיפי תקציבי טלפונים של המחלקות, או על סעיפי מחקר וסעיפים אישיים.

 

רשם השיחות

רשם השיחות רושם כל שיחה היוצאת משלוחות האוניברסיטה הפנימיות – לקווים מחוץ לאוניברסיטה, חו"ל וסלולארי. לא נרשמים חיוגים לשלוחות פנימיות אחרות (שיחות ללא חיוב).

כמו כן לא נרשמים חיוגים מטלפונים ישירים  (עוקפי מרכזייה).

הרישום כולל: מקור השיחה (השלוחה ממנה בוצעה השיחה),יעד השיחה (המספר שחויג), זמן השיחה, משך השיחה, המספר שחויג ועלות  השיחה .

כל מנוי, יכול לצפות בפרוט השיחות מהשלוחות המשויכות לו (כולל קודי חו"ל) ובעלויות

החיוב החודשי של השלוחות הנ"ל – באמצעות תוכנת ניהולית ווב.

כמו כן מוגדרים לכל יחידה גורמים המורשים לצפות בפרטי כל המנויים המשויכים למחלקתם (בדר"כ מנהל יחידה/ רכז או רל"ש).

רישום עלויות השיחות לפי רשם השיחות, אינו זהה לחיוב בבזק, אלא מהווה בסיס לחיוב יחסי, מביא בחשבון את משקל השיחה מחשבון בזק.

 

העמסת חיובים

שלוחות               -          ע"ח  סעיף טלפונים של המחלקה

ישירים                -          בעלי תפקידים - ע"ח סעיף טלפונים של המחלקה

                                   חוקרים  - ע"ח סעיפי מחקר

פקסים                -          ע"ח סעיף טלפונים של המחלקה.

שיחות לחו"ל        -          בהתאם לסעיף מחלקתי / אישי, שהוגדר מראש בטופס ואושר ע"י אגף כספים / המחלקה לחוזי מחקר.

סלולארי  -                      בהתאם לסעיף תקציבי  / אישי כפי שהוגדר מראש.

                                   מנהלה  -  ע"ח   המחלקה המבקשת

                                   חוקרים -  ע"ח תקציב מחקר  שהוגדר מראש ואושר תקציבית.

 

מדי חודש מבוצע תהליך של שיוך העלויות לשלוחות /קווים / סעיפי תקציב.

עם סיום בקרת התהליך ואישורו :

נשלח קובץ חיוב להנהלת חשבונות .

פרטי החיוב החודשי הופכים לזמינים לצפייה (לרשאים בלבד)למחלקות ומנויי האוניברסיטה, באמצעות התוכנה ניהולית ווב.

 

החיוב החודשי למחלקות כולל :

חיוב קווים ישירים

חיוב שלוחות פנימיות

חיוב מכשירים סלולאריים

(החלק של השתתפות האוניברסיטה למנוי – לפי ההסכם).

חיוג לחו"ל  משלוחות

(המשויכים לסעיף התקציבי של המחלקה בלבד).

חיוב בגין שירותים מיוחדים של בזק– מועמסים על השלוחה המבקשת.

חיוב בגין אחזקת שלוחות (סכום קבוע חודשי – לפי סוג הממשק, "חכם" או "רגיל").

 

ניתן לצפות בדו"ח חיוב חודשי/ להדפיסו/ להורידו לאקסל, באמצעות התוכנה ניהולית ווב. ניתן להפיק דו"ח מסכם בחתך יחידה/ סעיף תקציבי או דו"ח מפורט לשלוחות וקווים.

כמו כן ניתן להפיק דו"ח לתקופה הכוללת מספר חודשים (עד שנה אחורה), הן מסכם והן מפורט לפי חודשים. הדו"ח המפורט כולל :

יעוד הקו / שלוחה (שם מנוי/ תפקיד הקו)

סעיף תקציבי

מספר הקו/ שלוחה

עלות שיחות חודשית (מפולח לפי שיחות לסלולר/שיחות לחו"ל/ שיחות רגילות)

עלות שונות (חיובים שונים עבור מכשירי טלפון/ מברקים/שירותים מיוחדים)

סיכום עלות לשלוחה/ קו (ללא מע"מ/ כולל מע"מ).

 

ניתן להפיק הדו"ח הן ברמה המחלקתית (למי שניתנו הרשאות לכך) והן ברמה האישית.