מהו החזר הוצאות? החזרים לגורמים שונים באוניברסיטה לרבות חברי סגל, עובדים וסטודנטים, אשר שילמו מכספם עבור שירות או טובין לצורך הוראה או מחקר, בגינם לא נדרש ולא ניתן היה להוציא הזמנת רכש והם מגישים בקשה להחזר התשלום.
אסמכתאות נדרשות:
- חשבונית מס - Invoice (הכוללת את פרטי הספק, שם המוטב, מהות הרכישה ותאריך).
- קבלה - Receipt או הוכחת תשלום אחרת.
סכום הוצאה מותר: בהתאם לכללים ניתן לקבל החזר עבור רכש עצמי בארץ / בחו"ל עד סכום של 300$ לרכישה, למעט החזר בגין הוצאות השתתפות בכנס/השתלמות/ כנס מקוון בחו"ל המטופלים בטופס דיווח ייעודי (המתואר בהמשך בסעיף ב').
במקרים בהם נדרש לבצע רכישה עצמית בסכום החורג מ- 300$, נדרש לפנות מראש ולקבל אישור חריג ממחלקת הרכש , מדור קניינות (ניתן לפנות לראש מדור קניינות, קובי מורד) ולצרפו לטופס הבקשה במערכת.
אופן הגשת הבקשה: הגשת בקשה להחזר הוצאה לאחר תשלום ע"י גורם יוזם במערכת eTafnit בתפריט "דיווח הוצאות" – טופס דיווח החזר ההוצאה.
יש לסרוק את האסמכתאות הנדרשות בצורה ברורה, בקובץ PDF (ניתן אף קובץ PDF אחד הכולל את כל האסמכתאות), ולהעלות לארכיב הטופס.
כאשר סכום ההוצאה לרכישה/אסמכתא/חשבונית עולה על-3,000 ₪ - בנוסף לסריקת האסמכתאות לטופס הדיווח, נדרש לשלוח מסמכי מקור של החשבונית בסכומים אלה, בצירוף טופס הדיווח, ישירות למדור הנה"ח, לידי תהילה ארושס.
כאשר סכום ההוצאה לרכישה/אסמכתא/חשבןנית הינו עד 3,000 ₪ - אין צורך במשלוח מסמכי מקור נוסף לצירוף הצרופות הסרוקות בטופס.
(חריג- תשלום לנבדקים במזומן/ תווי שי פיזיים- בכל סכום נדרש לשלוח אסמכתת מקור ישירות למדור הנה"ח, לידי תהילה ארושס).
דגשים להזנת האסמכתאות והנתונים בטופס הדיווח:
פרטי בנק נמשכים אוטומטית – עבור עובדים ממערכת הHR- ועבור סטודנטים ממערכת מנהל התלמידים (נמשכים פרטי של חשבון להחזרים).
עדכון פרטי הבנק מתבצע ע"י מקבל ההחזר, טרם הקמת טופס הבקשה להחזר, בקיוסק מידע חילן-נט (עובדים) או מול מנהל תלמידים (סטודנטים- ניתן לעדכן גם באמצעות קישור באתר האוניברסיטה).
במסגרת טופס דיווח בודד ניתן לדווח סעיף תקציבי אחד לחיוב
במסגרת טופס דיווח בודד ניתן להגיש דיווח בגין מספר חשבוניות שונות, במטבע מקור שונה.
כל אסמכתא תרשם בשורה נפרדת (מס' אסמכתא, תאריך, בחירת מטבע, סכום במטבע, סכום שקלי).
המערכת מבצעת שריון בסעיף התקציבי לחיוב. עם אישור הטופס לתשלום, השריון משתחרר ונרשם ביצוע בסכום המאושר. ברקע מתבצעת סגירת שריון אוטומטית.
בהוצאות החייבות במס (כגון כיבוד ואירוח) ייגבה מס בגין הוצאות עודפות ע"ח הסעיף התקציבי.
אופן הטיפול בבקשה: לאחר הגשת הבקשה להחזר בטופס דיווח החזר הוצאה, הטופס מגיע לאישור גורמים מאשרים במערכת, בהתאם לסעיף התקציבי המוזן בטופס:
